Printimi nga Excel (ose Google Sheets) mund të jetë paksa i bezdisshëm nëse nuk i vendosni parametrat saktë: papritur tabela pritet, teksti bëhet i vogël ose ju dalin faqe bosh. Me këtë udhëzues, do të mësoni se si të konfiguroni kufijtë, orientimi, shkalla, zonat e printimit dhe parapamjes në mënyrë që dokumentet tuaja të dalin perfekte që në herën e parë, pavarësisht nëse dëshironi që gjithçka të futet në një faqe të vetme A4 apo në disa faqe të organizuara mirë.
Përveç bazave, do të shqyrtojmë se si të përcaktojmë dhe zmadhojmë zonën e printimit, si të përsërisim titujt, si të zbulojmë dhe zhvendosim ndërprerjet e faqeve dhe si të shmangim gabime klasike si faqet bosh ose të dhënat e padukshme për formate të veçanta. Gjithashtu do të mësoni se si të konvertoni në PDF në mënyrë korrekte dhe çfarë të bëni nëse po punoni me versionin web të Excel ose nëse keni nevojë për ndihmë të jashtme ose shërbime profesionale printimi.
Paracaktimi: E lë faqen gati për printim
Para printimit, është mirë ta përgatitni faqen në mënyrë që gjithçka të përshtatet. Kontrolloni kufijtë nga Paraqitja e Faqes > Konfigurimi i Faqes > Kufijtë dhe zgjidhni midis Normale, Ngushtë ose përcaktoni një kufi të personalizuar nëse keni nevojë për më shumë hapësirë rreth grafikës. Ky shqyrtim do të parandalojë surprizat dhe do ta mbajë faqen tuaj të pastër. një ekuilibër midis lexueshmërisë dhe përdorimit të letrës.
Orientimi është thelbësor: Vertikal për lista dhe tabela të ngushta, Horizontal për raporte të gjera ose tabela me shumë kolona. Ndryshoni orientimin në Paraqitja e faqes > Konfigurimi i faqes > Orientimi; duke e bërë këtë në kohë shmang nevojën për të detyruar shkallëzim agresiv që e bën tekstin shumë të vogël.
Shkallëzimi është thelbësor kur dëshironi që gjithçka të përshtatet: në Page Layout mund ta vendosni Përshtatjen në 1 faqe gjerësi me 1 faqe lartësi (ose 1 gjerësi dhe Auto Height). Përdorimi i 1x1 e shtrydh fletën në një faqe të vetme; është i dobishëm, por nëse përmbajtja juaj është shumë e madhe, pamja paraprake do t'ju zbulojë nëse Shkalla bie në përqindje qesharake që kompromentojnë lexueshmërinë.
Aktivizoni ose çaktivizoni elementët e fletës sipas nevojës. Vijat e rrjetës i bëjnë printimet më të lehta për t'u lexuar; mund t'i zgjidhni ose ç'zgjidhni ato te Paraqitja e faqes > Opsionet e fletës > Vijat e rrjetës (Printo). Në dokumentet formale, mund të preferoni një dizajn më të pastër, por për tabelat e dendura, vijat e rrjetës t'ju ndihmojë të ndiqni informacionin pa u humbur.
Zonat e printimit: përcaktoni, zmadhoni dhe fshini pa telashe
Nëse keni tendencë të printoni të njëjtën pjesë të një fletëje, përcaktoni një zonë printimi: zgjidhni diapazonin dhe shkoni te Paraqitja e faqes > Zona e printimit > Vendos zonën e printimit. Sa herë që printoni atë fletë, Excel do ta përdorë atë diapazon si referencë dhe kur ta ruani librin e punës, edhe ai do të ruhet. atë zonë si pjesë e konfigurimit të skedarit.
Një fletë mund të ketë zona të shumëfishta printimi; në këtë rast, Excel i printon ato si faqe të ndara. Kjo është shumë mirë nëse keni tabela të shumëfishta të ndara, sepse ju lejon të kontrolloni se çfarë shfaqet në secilën faqe pa e rirenditur fletën as mos kopjoni të dhënat në një skedë tjetër.
Për të zgjeruar një zonë ekzistuese, zgjidhni qelizat ngjitur dhe përdorni Page Layout > Print Area > Add to Print Area. Nëse ajo që shtoni nuk është e vazhdueshme, Excel do të krijojë një zonë të veçantë për atë bllok, kështu që do të përfundoni me zona të shumta që do të shtypen në faqe të ndara.
Nëse doni të printoni përsëri të gjithë faqen, pastroni cilësimet: Paraqitja e faqes > Zona e printimit > Pastro zonën e printimit. Ky hap është i dobishëm kur ndryshoni projekte dhe preferoni të rinisni printimin e të gjithë faqes, duke shmangur Gjurmoni manualisht diapazonet e vjetra që nuk ju nevojiten më.
Pamja paraprake dhe ndërprerjet e faqes: kontrolloni saktësisht se çfarë shfaqet dhe ku
Parapamja e printimit (File > Printo) është miku juaj më i mirë: do të shihni saktësisht se si do të duket dokumenti dhe mund të rregulloni shkallën, orientimin, kufijtë dhe përzgjedhjen e fletës pa e mbyllur dritaren. Ky kontroll përfundimtar parandalon shpërdorimin dhe ju lejon të konfirmoni se kokat, fundfaqet, margjinat dhe numrat e faqeve janë ato që dëshironi.
Për një kontroll kirurgjikal, përdorni Pamje > Parapamje paraprake e ndërprerjes së faqes. Do të shihni vija blu që kufizojnë faqet; mund t'i tërhiqni këto për të rregulluar se ku ndërpritet. Është e lehtë të vendosni një tabelë në një gjerësi të vetme faqeje duke zvarritur vijën vertikale dhe më pas duke rregulluar shkallën në rregulloni lartësinë pa sakrifikuar lexueshmërinë.
Nëse tabela juaj përfshin faqe të shumta, përsëriteni kokën në secilën prej tyre: Paraqitja e faqes > Konfigurimi i faqes > Fleta > Printo titujt, dhe nën "Përsërit rreshtat në krye" zgjidhni rreshtin e kokës. Ky është një element profesional që i bën raportet e gjata më të lehta për t'u lexuar dhe i mban ato gjithmonë në sy. emrat e kolonave në të gjitha faqet.
Mos harroni Koka dhe fundiNga Konfigurimi i Faqes mund të shtoni numra faqesh, data, emra skedarësh ose një logo. Në raportet e gjata, këto ofrojnë kontekst dhe renditje, dhe e bëjnë dokumentin e printuar më tërheqës nga ana vizuale. prezantim më i kujdesshëm dhe konsistent.
Këshillë e shpejtë: Nëse nuk dëshironi të futni manualisht ndërprerje, në Ctrl+P (Pamje printimi) mund të zgjidhni të Përshtatni të gjitha kolonat në një faqe ose Përshtatni fletën në një faqe. Ky opsion është ideal për rezultate të shpejta, megjithëse është një ide e mirë të kontrolloni që përqindja e shkallëzimit të mos ndryshojë. teksti është disi i palexueshëm.
Printoni fletët aktive, një përzgjedhje ose të gjithë librin e punës
Nëse dëshironi vetëm fletën në të cilën ndodheni aktualisht, përdorni Skedari > Printo dhe zgjidhni "Printo fletët aktive" te Cilësimet. Kjo do të respektojë cilësimet e asaj flete (zona, kufijtë, titujt) dhe do të shmangë dërgimin e saj te printeri. qerpikët që nuk ju nevojiten për momentin.
Për të printuar vetëm një pjesë, zgjidhni diapazonin, shkoni te Skedari > Printo dhe zgjidhni “Print Selection”. Kjo është perfekte për printimin e një tabele specifike nga një fletë e madhe letre; nëse ky është një problem që përsëritet, merrni në konsideratë përcaktimin e një zone të printueshme për të. kurseni hapa në të ardhmen.
Shumë fletë në të njëjtën kohë? Zgjidhini ato. Për fletët ngjitur, shtypni skedën e fletës së parë, pastaj Shift dhe të fundit; për fletët jo-ngjitëse, përdorni Ctrl dhe klikoni secilën skedë. Gjithashtu mund të klikoni me të djathtën në një skedë dhe të zgjidhni "Zgjidh të Gjitha Fletët" nëse doni të printoni të gjithë librin e punës. Kur hapni Skedar > Printo, do të shihni se Excel do t'i trajtojë të gjitha ato skeda si aktiv dhe gati për printim.
Një shkurtore e sigurt: Ctrl+P hap gjithmonë pamjen paraprake. Nga aty, mund të rregulloni shkallën, orientimin dhe kufijtë për grupin e zgjedhur, duke kontrolluar menjëherë pamjen paraprake. si ndryshon rezultati me çdo rregullim.
| Método | Çfarë printimesh | Kur ta përdorni | Pikat kryesore |
|---|---|---|---|
| Fletë aktive | Skeda ose skedat e zgjedhura | Kur punoni me një ose më shumë fletë specifike | Kontrolloni që i keni zgjedhur të gjitha skedat e nevojshme para se të dërgosh |
| Përzgjedhje | Vetëm diapazoni i shënuar | Për një tabelë ose bllok specifik | Perfekt për të shmangur zhurmën; përcakton zonën nëse e përsërisni shpesh |
| I gjithë libri | të gjitha skedat | Ju nevojitet një kopje e plotë | Kontrolloni pamjen paraprake; mund të përdorë shumë letër dhe bojë. nëse nuk filtroni |
| Zona e shtypjes | Diapazoni(et) e përcaktuara | Raportime të përsëritura nga e njëjta zonë | Ruajtur me skedarin; fshije ose zgjero kur ndryshohet nevoja |
Si të shmangni shkurtimet, tekstin e vogël dhe problemet e tjera
Nëse shkallëzimi bie shumë kur detyroni 1 faqe, provoni ta ndryshoni orientimin në Peizazh, duke zvogëluar kufijtë ose duke supozuar dy faqe me tituj të përsëritur; ndonjëherë ndarja e informacionit ose përdorimi i një madhësie më të madhe letre (nëse printeri juaj e mbështet) është ajo që garanton. një lexim i rehatshëm dhe profesional.
Nëse po punoni me tabela të gjera, merrni në konsideratë rrotullimin e titujve të kolonave, ngjeshjen e gjerësisë së kolonave ose përdorimin e formateve më koncize; shpesh, disa ndryshime në dizajn kursejnë më shumë hapësirë sesa kompresimi i gjithçkaje duke e shkallëzuar, duke ruajtur ende të njëjtën madhësi. madhësi të arsyeshme të shkronjave.
Rrjetat e printuara ndihmojnë me numra të dendur, por në dokumentet e prezantimit mund t'i çaktivizoni për një pamje më të pastër; gjithashtu mund të rregulloni shtrirjet dhe dhëmbëzimet për ta bërë përmbajtjen të dallohet. i harmonizuar dhe i lehtë për t’u ndjekur.
Përpara se të printoni në masë, ekzekutoni një faqe testimi nga dritarja e pamjes paraprake. Do ta zbuloni shpejt nëse mungon një kolonë, nëse ka një rresht të lënë pas dore në faqen tjetër ose nëse një grafik del aty ku nuk duhet, duke ju kursyer kohë. ribotime dhe bojë.
Faqe bosh të papritura: shkaqet dhe si t'i zgjidhni ato
Nëse shihni faqe krejtësisht bosh, zakonisht ka një problem. Arsyet e zakonshme përfshijnë qelizat e formatuara për t'i bërë ato "të padukshme" (shkronja e bardhë, zerot e shfaqura si bosh ose një format i personalizuar), gabime të konfiguruara për t'u printuar si bosh, objekte vizatimi të vendosura gabim ose kolona të fshehura me ndërprerje manuale të faqeve që i shtyjnë qelizat në të djathtë. përmbajtje përtej zonës së pritur.
Kontrolloni formate të personalizuara: një qelizë me llojin ;;; fsheh përmbajtjen e saj në ekran dhe në printim. Një shembull tipik: shtypja e "Test" në M85, aplikimi ;;; dhe shikoni se si shfaqet një sekuencë faqesh bosh gjatë printimit që përfshin atë qelizë dhe ato të ndërmjetme; ky format është i dobishëm për të fshehur të dhënat, por mundet rrotullojeni rezultatin në letër.
Një tjetër kurth i zakonshëm: gabime si =1/0Nëse zgjidhni “(blank)” në Page Setup > Sheet > Cell Gabim, Excel do të printojë rezultate bosh aty ku ndodh gabimi, duke rezultuar në faqe bosh. Konsideroni ndryshimin e opsionit të gabimit në “—” ose “#N/A” të dukshëm, ose korrigjoni llogaritjen në mënyrë që gabimi të mos printohet. zona me sa duket të zbrazëta.
Objektet e zhvendosura të vizatimit (format, vijat, imazhet), madje edhe të vogla ose të bardha, mund të pushtojnë zona të largëta dhe të rrisin gamën e printimit. Rishikoni panelin e përzgjedhjes, fshini ose ripoziciononi çdo gjë që nuk nevojitet dhe sigurohuni që nuk ka objekte në panelin e përzgjedhjes. shenja të humbura jashtë zonës së punës.
Nëse problemi vazhdon, te Skedari > Printimi, kufizoni diapazonin e faqeve në ato që përmbajnë të dhëna gjatë diagnostikimit. Pastaj, kontrolloni Pamja > Parapamja e Ndërprerjes së Faqes dhe tërhiqni kufijtë për të konfirmuar që Excel nuk po transmeton shumë për shkak të një ndërprerjeje manuale ose një kolone të fshehur. e cila zhvendos zonën efektive.
Nga Excel në PDF: Mënyra e Sigurt
Nëse do ta dërgoni dokumentin me email ose në një dyqan fotokopjimi, më mirë konvertojeni atë në PDFNë Excel, së pari konfiguroni faqen tuaj (margjinat, orientimin, shkallën, zonat e printimit, titujt përsëritës) dhe më pas përdorni Ruaj si/Eksporto në PDF. Duke e bërë këtë pasi të keni rregulluar gjithçka, siguroheni që PDF-ja të respektojë pikërisht ajo që patë në pamjen paraprake.
Në Google Sheets, është edhe më e drejtpërdrejtë: Skedari > Shkarko > PDF. Kjo do të hapë një cilësim shumë të ngjashëm me cilësimin e printimit, ku mund të vendosni shkallën, kufijtë, orientimin dhe diapazonin e eksportimit (fletë, libër pune, zonë e zgjedhur). Rishikoni pamjen paraprake para shkarkimit për të konfirmuar që PDF-ja që rezulton nuk shkurton të dhëna ose nuk shton faqe bosh.
Këshilla, ndihmë dhe shërbime shtesë
Nëse po printoni me shumicë ose keni nevojë për cilësi superiore, shërbimet online të kopjimit si Webcartucho e bëjnë procesin më të lehtë: ngarkoni PDF-në, zgjidhni përfundimet dhe ata do ta dërgojnë në shtëpinë tuaj. Për më tepër, nëse printoni në shtëpi, mund të përdorni materiale harxhuese të pajtueshme për të ulur kostot pa sakrifikuar cilësinë. Zgjedhja e letrës së mirë bën një ndryshim të dukshëm në grafikë dhe prezantime në zyrë.
Duke kërkuar për softuer? Ka dyqane licencimi si Keysfan që ofrojnë promovime për të aktivizuar Windows, Office dhe programe të tjera thelbësore me një çmim të mirë. Nëse punoni shumë me Excel, të paturit e një licence të ligjshme siguron përditësime dhe funksione të plota të printimit në desktop, gjë që përkthehet në më pak surpriza gjatë faqezimit dhe eksportimit.
Nëse ngecni ose nuk mund të printosh, drejtohuni te komuniteti: Komuniteti i Teknologjisë Excel dhe forumet e specializuara mbledhin zgjidhje dhe truke nga përdorues dhe ekspertë të përparuar, një litar i mirë shpëtimi kur duhet të dilni nga një situatë e vështirë. pa humbur orë të tëra duke testuar.
Printimi nga Excel (dhe Sheets) nuk është më një llotari, por një proces i kontrolluar: përgatitni faqen, përdorni zonat e printimit, zotëroni pamjen paraprake dhe ndërprerjet, përsëritni titujt kur është e përshtatshme dhe mbani një sy në shkallë. Në këtë mënyrë, shmangni faqet bosh, ndërprerjet e papritura dhe rezultatet e palexueshme, duke rezultuar në dokumente që lexohen me një shikim. Duken sikur janë bërë nga një profesionist.
