Sa herë që ndajmë një prezantim në Word, Excel ose PowerPoint, mund të transmetojmë informacione që nuk mund t'i shohim në shikim të parë. Po i referohemi meta të dhënat, ato fragmente të vogla të të dhënave që shoqërojnë skedarët tanë dhe që mund të zbulojnë shumë më tepër rreth nesh sesa imagjinojmë. Si të hiqni meta të dhënat nga dokumentet e Office?
Është çështje sigurie bazë. Mos i fshini meta të dhënat në dokumentet e Office. mund të përbëjë rrezik për privatësinë tuaj dhe atë të kompanisë suaj. Për fat të mirë, mjetet që na duhen për të shqyrtuar dhe fshirë këto të dhëna tani janë të disponueshme për të gjithë.
Çfarë janë meta të dhënat dhe pse mund të jenë problem?
Metadatat janë Informacion shtesë i përfshirë në skedarët dixhitalë, që përshkruan elementë të tillë si autori, data e krijimit, organizimi, shtigjet e brendshme, rishikimet, komentet dhe shumë detaje të tjera. Edhe pse qëllimi i tyre është të lehtësojnë menaxhimin dhe bashkëpunimin, kur bëhet fjalë për privatësinë, ato mund të jenë një dhimbje koke: të dhënat personale, informacioni konfidencial ose detajet e brendshme mund të udhëtojnë me dokumentet kur largohen nga mjedisi ynë i punës.
Në një fotografi, meta të dhënat përfshijnë vendndodhjen GPS, kamerën e përdorur, datën, çdo ndryshim e kështu me radhë. Në dokumentet Word, Excel ose PowerPoint, gjejmë emrat e autorëve dhe të kompanive, historikun e versioneve, komentet dhe madje edhe shtigjet e dosjeve brenda rrjetit të kompanisë. I gjithë ky informacion mund të jetë lehtësisht i dukshëm për këdo që e merr skedarin., edhe nëse nuk dyshoni për të.
Edhe pse jo të gjitha informacionet janë konfidenciale, Rekomandohet të hiqni meta të dhënat përpara se të dërgoni ose ndani ndonjë dokument jashtë organizatës., veçanërisht kur bëhet fjalë për kontrata, propozime biznesi, manuale ose dokumente të brendshme. Në këtë mënyrë, mund të siguroheni që të mos ndani aksidentalisht detaje që mund të kompromentojnë pozicionin tuaj ose atë të kompanisë suaj.
Llojet kryesore të meta të dhënave në dokumentet e Office
Dokumentet e zyrës ruajnë një një larmi të gjerë meta të dhënash, shumë prej të cilave kalojnë pa u vënë re nëse nuk rishikohen në mënyrë të qartë. Disa nga më të rëndësishmet janë:
- Vetitë e dokumentit: Emri i autorit, kompania, subjekti, titulli, data e krijimit, data e modifikimit.
- Komentet dhe komentet: Të gjitha komentet, ndryshimet e bëra, gjurmimi i rishikimeve, shënimet e shkruara me dorë ose me laps dhe emrat e atyre që bashkëpunuan në skedar.
- Shtigjet e brendshme dhe emrat e skedarëve: Drejtoria, vendndodhja në kompjuter ose rrjet, emrat e shablloneve të përdorura, shtigjet e skedarëve të lidhur.
- Informacion mbi serverin dhe organizatën: Veti shtesë nëse skedari është ruajtur në servera, biblioteka SharePoint, informacion mbi politikat e menaxhimit të dokumenteve.
- Informacion i fshehur: Tekst i fshehur, koka, fundfaqe, filigrane, shënime paraprake, të dhëna XML të personalizuara.
- Lidhje të jashtme dhe të dhëna të ruajtura në memorje: Referenca për skedarë të tjerë, lidhje të jashtme, të dhëna të përkohshme të gjeneruara nga tabela pivot ose elementë BI.
Si të shikoni dhe rishikoni meta të dhënat e një dokumenti të Office
Para se të fshini diçka, është mirë të dini se çfarë informacioni do të ndani. Mund të shihni shumicën e meta të dhënave për çdo skedar thjesht duke:
- Në Windows: Klikoni me të djathtën mbi skedarin, zgjidhni "Vetitë" dhe pastaj skedën "Detajet". Këtu do të shihni disa nga meta të dhënat bazë.
- Brenda Zyrës: Hapni skedarin, shkoni te "File" dhe zgjidhni "Info". Shfaqen detaje të tilla si autori, organizata, historiku dhe të tjera.
Përveç kësaj, ekzistojnë shërbime online që ju lejojnë të shikoni dhe nxirrni meta të dhëna, të tilla si Get-Metadata ose Exif-regex, por nuk rekomandohet për skedarë të ndjeshëm, meqenëse do ta dërgonit dokumentin në servera që nuk i kontrolloni dhe që mund ta ruanin informacionin.
Heqja e meta-të dhënave në Word, Excel dhe PowerPoint (Windows)
Mënyra më e sigurt dhe më e lehtë për të pastruar metadatat në dokumentet e Office është duke përdorur mjetin e integruar të quajtur "Inspektori i Dokumenteve". Ky asistent është i disponueshëm në versionet moderne të Word, Excel dhe PowerPoint. Ndiqni këto hapa:
- Hap skedarin Çfarë dëshironi të rishikoni?
- Klikoni në skedë Arkivi > informacion.
- Klikoni mbi Kontrolloni për probleme > Inspektoni dokumentin.
- Në dritaren Inspektori, zgjidhni llojet e përmbajtjes së fshehur që dëshironi të inspektoni (mund t'i zgjidhni të gjitha për siguri të shtuar).
- Klikoni mbi inspektojProgrami do të analizojë skedarin dhe do t'ju tregojë një listë të të gjitha artikujve të gjetur.
- Pranë çdo elementi të ndjeshëm, do të shfaqet një buton Hiq të gjithaKlikoni mbi të për të hequr meta të dhënat e atij lloji.
- ruaj dokumentin për t’i bërë ndryshimet të përhershme.
Këshillohet që gjithmonë të punoni me një kopje të skedarit dhe jo me origjinalin., në rast se ju duhet të ruani informacionin e brendshëm për përdorimin tuaj (gjurmimi i ndryshimeve, komenteve, etj.).
Çfarë informacioni heq Inspektori i Dokumenteve?
Inspektori mund të heqë, ndër të tjera, elementët e mëposhtëm:
- Komentet, rishikimet dhe versionet e mëparshme: Duke përfshirë emrat e atyre që morën pjesë, komentet dhe shënimet.
- Vetitë e dokumentit dhe të dhënat personale: Autori, kompania, shtigjet e brendshme, emri i përdoruesit, lista e shpërndarjes, informacioni i rishikimit.
- Kokat, fundfaqet, filigranët: Çdo informacion i shtuar në këto seksione.
- Tekst i fshehur: Çdo segment i shënuar si i fshehur.
- Të dhëna XML të personalizuara: Informacioni shtesë i integruar nuk është i dukshëm.
- Objekte të padukshme: Elementet e formatuara që të mos jenë të dukshme në ekran ose në printim.
Fshini metadatat nga Windows Explorer
Një mënyrë e shpejtë për të fshirë informacionin bazë personal është nga vetë Windows File Explorer. Klikoni me të djathtën mbi skedarin, hapni "Vetitë" > "Detajet" dhe klikoni "Hiqni vetitë dhe informacionin personal". Mund të hiqni atribute të tilla si autori, titulli, komentet dhe vetitë e tjera themelore.
Kjo metodë është e dobishme, por jo aq gjithëpërfshirëse sa Office Document Inspector, pasi nuk mbulon komentet e brendshme, ndryshimet ose elementët më kompleksë.
Pastroni metadatat në dokumentet e LibreOffice
Përdoruesit e LibreOffice gjithashtu mund të shqyrtojnë dhe fshijnë meta të dhënat e ngulitura në skedarët ODT, ODS ose ODP. Për ta bërë këtë, ndiqni këto hapa:
- Hapni dokumentin në LibreOffice.
- Shko tek Tools > options.
- Brenda seksionit Siguri, kërkoni dhe zgjidhni options përsëri.
- Kontrolloni opsionin Fshini informacionin personal gjatë ruajtjes dhe konfirmoni me Pranoj.
Nëse doni të fshini meta të dhënat e ruajtura tashmë, shkoni te Arkivi > Prona të paluajtshme; në skedë i përgjithshëm Mund të rivendosni të dhënat dhe të çaktivizoni kutinë. Përdor të dhënat e përdoruesit.
Hiqni metadatat nga PDF-të dhe imazhet: ExifTool
Kur bëhet fjalë për PDF ose imazhe, gjërat bëhen pak më të ndërlikuara., meqenëse këto formate shpesh përmbajnë një larmi të gjerë meta të dhënash dhe nuk ka gjithmonë mjete vizuale të integruara për t'i menaxhuar ato.
Mënyra e rekomanduar është të përdoret ExifTool, një program i fuqishëm dhe falas i aftë të heqë të gjitha fushat e meta të dhënave nga një gamë e gjerë skedarësh (PDF, JPG, DOCX, etj.). Mund ta shkarkoni falas dhe ta ekzekutoni nga rreshti i komandës.
Komanda bazë do të ishte:
exiftool -all= "shtegu/për/skedarin.pdf"
Kjo do të fshijë të gjitha meta të dhënat nga skedari i specifikuar. Është mirë të bëni një kopje rezervë përpara se të fshini meta të dhënat, në rast se keni nevojë t'i rikuperoni ato.
Rekomandime shtesë për të mbrojtur privatësinë tuaj
Mos ndani kurrë skedarë të ndjeshëm përmes shërbimeve të pabesueshme të internetit të palëve të treta për të hequr meta të dhënat. Nëse i ngarkoni në një faqe interneti, jo vetëm që po dërgoni të dhëna publike, por edhe të gjitha informacionet e fshehura private, pa asnjë garanci për konfidencialitetin.
Sa herë që redaktoni një dokument për të pastruar meta të dhënat, punoni nga një kopje në mënyrë që të ruani çdo informacion të nevojshëm brenda tij.
Njohja dhe kontrolli i meta të dhënave në dokumentet tuaja është thelbësore kur mbroni informacionin personal dhe profesional, veçanërisht në mjediset bashkëpunuese ose kur dërgoni dokumentacion jashtë organizatës suaj.