Krijoni dokumente që mund të plotësojeni dhe përdoreni atë përsëri e përsëri në Word Është shumë më e thjeshtë nga ç’duket. Nëse punoni me formularë, pyetësorë, aplikime ose kontrata, kontrollet kryesore të përmbajtjes Dhe skeda Programues do t'ju kursejë shumë orë dhe dhimbje koke.
Në rreshtat e mëposhtëm do të shihni, hap pas hapi, se si krijoni formularë dhe dokumente interaktive Në Word, do të mësoni se si të përdorni kutitë e tekstit, kutitë e kontrollit, listat zbritëse, zgjedhësit e datave dhe blloqet ndërtuese të ripërdorshme. Gjithashtu do të mësoni se si ta mbroni formularin, ta kombinoni atë me shabllone dhe Pjesë të Shpejta dhe të kuptoni kur mund të jetë e dobishme ta konvertoni atë në një PDF të plotësueshëm.
Pse ia vlen të krijoni dokumente interaktive në Word
Në operacionet e përditshme të çdo kompanie ose profesionisti, format e Word-it janë zakonisht një dukuri e përditshme: Regjistrime, anketa, regjistrime, porosi, pyetësorë të klientëve...Nëse i bën të gjitha këto manualisht, duke kopjuar dhe ngjitur ose formatuar çdo herë, bëhet një humbje kohe dhe gabimesh e kota.
Kur nuk përdorni skedën Zhvillues dhe kontrollet e saj, format manuale kanë tendencë të jenë jo konsistente, e vështirë për t’u mirëmbajtur dhe joprofesionaleNëse një fushë ose format duhet të ndryshohet, i gjithë dokumenti duhet të rishikohet dhe çdo modifikim hap derën për gabime qesharake në paraqitjen ose përmbajtjen.
Duke aktivizuar dhe përdorur skedën Zhvillues, ju fitoni një qendra e komandës për dokumente interaktiveNga aty mund të futni fusha të plotësueshme, të kontrolloni se çfarë mund të prekë përdoruesi, të ruani një dizajn të qëndrueshëm dhe të përditësoni shabllonet tuaja pa pasur nevojë të rindërtoni të gjithë formularin.
Rezultati është dyfish interesant: nga njëra anë fitoni efikasitet dhe kursim koheNga ana tjetër, formularët tuaj duken shumë më profesionalë, në përputhje me markën tuaj dhe të lehtë për t'u plotësuar nga çdo përdorues, edhe nëse nuk janë shumë të aftë me Word-in.
Aktivizoni skedën Programues/Zhvillues në Word
Për të krijuar dokumente interaktive me kontrolle përmbajtjeje, duhet ta keni skedën të dukshme. Programues (ose Zhvillues) në shirit. Është i fshehur si parazgjedhje, kështu që duhet ta aktivizoni vetëm një herë.
Në versionet moderne të Word për Windows, procesi kalon nëpër menunë e Opsionet e Word dhe personalizimi i shirititNga aty vendosni se cilat skeda shfaqen dhe cilat jo, dhe zgjidhni Zhvillues për të zhbllokuar të gjitha format, makrot dhe mjetet e mbrojtjes.
Në Word për Mac ideja është e njëjtë: në Preferencat e Fjalëve, në seksionin Ribbon dhe ToolbarDo të shihni listën e skedave kryesore dhe mund të aktivizoni "Zhvilluesin". Ruani ndryshimet dhe që nga ajo kohë e tutje, do t'i keni gjithmonë në dispozicion kontrollet e përmbajtjes.
Pasi të aktivizohet, skeda Zhvillues ju jep akses në Butona për futjen e kutive të tekstit, kutive të kontrollit, kutive të kombinuara, zgjedhësve të datave dhe kontrolleve të imazheve dhe gjithashtu opsione për të mbrojtur formularin, për të regjistruar makrot dhe për të menaxhuar shtesat.
Planifikoni dizajnin e formularit ose dokumentit tuaj interaktiv
Para se të filloni të shtoni fusha në mënyrë të çmendur, rekomandohet fuqimisht që të mendoni për një moment rreth skicë dhe strukturë e formësKjo jo vetëm që e bën më të qartë për përdoruesin, por edhe e thjeshton shumë punën e tij.
Një praktikë shumë e dobishme është së pari vizatoni një skicë Në letër ose në një fletë të bardhë: çfarë të dhënash doni të mbledhni, si grupohen (të dhëna personale, informacion kontakti, detaje porosie, etj.) dhe çfarë lloj përgjigjeje kërkoni (tekst i lirë, përzgjedhje e vetme, opsione të shumëfishta, datë…).
Për të mbajtur gjithçka të organizuar, baza më e mirë në Word është një tabelë që vepron si rrjetëÇdo qelizë mund të përmbajë etiketa dhe kontrolle përmbajtjeje, duke e bërë të lehtë rreshtimin e titujve dhe fushave. Më vonë, mund t'i fshihni kufijtë e tabelës për një formular të pastër.
Nëse nuk keni dëshirë të dizajnoni nga e para, një tjetër mundësi shumë praktike është duke filluar nga një shabllon profesionalEkzistojnë shumë shabllone formularësh të parapërgatitur në Word (për regjistrim, porosi, pyetësorë, burime njerëzore, etj.) që janë tashmë të paracaktuara dhe të përshtatura me dizajnet moderne. Do t'ju duhet vetëm të përshtatni tekstin, ngjyrat, fontet dhe të shtoni kontrollet tuaja interaktive.
Llojet e kontrolleve të përmbajtjes për dokumentet interaktive
Kontrollet e përmbajtjes janë elementët që e shndërrojnë një dokument normal në një formë vërtet interaktiveAto janë të grupuara në skedën Programues dhe secili lloj është i përshtatshëm për një nevojë specifike.
Më të përdorurat janë kuti teksti (tekst i pasuruar dhe tekst i thjeshtë)Këto përfshijnë kutitë e kontrollit, kutitë kombinuese ose menutë zbritëse, zgjedhësit e datave dhe kontrollet e imazheve. Përveç kësaj, ka kontrolle më të avancuara, të tilla si... bllok ndërtimi për të futur blloqe të ripërdorshme.
Kontrollet e tekstit: të pasura dhe të thjeshta
Kur përdoruesi duhet të shkruajë informacion lirisht, një kontrolli i përmbajtjes së tekstitWord ofron dy mundësi: tekst të pasur dhe tekst të thjeshtë, secila me avantazhet e veta.
El kontroll teksti të pasuruar I lejon personit që plotëson formularin të përdorë stile të tilla si shkronja të trasha, të pjerrëta, ndërprerje paragrafësh dhe formatime të tjera. Është ideale kur dëshironi përgjigje më të gjata ose përgjigje me disa formatime, për shembull, një përshkrim, komente ose një seksion vëzhgimesh.
El kontroll teksti të thjeshtë Kufizon atë që mund të bëjë përdoruesi dhe parandalon ndryshimet e stilit ose paragrafët e shumtë. Është shumë i dobishëm kur keni nevojë për fusha uniforme, siç është një numër telefoni, kod, emër i shkurtër ose referencë, dhe dëshironi të ruani një pamje të qëndrueshme në të gjithë dokumentin.
kutitë
Kutitë e kontrollit janë të dobishme për situatat kur përdoruesi mund të zgjidhni opsione të shumta nga një listë (për shembull, interesat, shërbimet e kontraktuara, kushtet e pranuara). Ato futen nga skeda Zhvillues duke përdorur kontrollin specifik të kutisë së kontrollit.
Pasi të futet secila kuti, mund ta rregulloni atë vetitë e formularitCaktoni nëse shfaqet i zgjedhur ose i pazgjedhur si parazgjedhje, ndryshoni madhësinë e simbolit, përcaktoni pamjen e shënimit, etj. Kjo ju lejon të përshtatni kutitë e kontrollit sipas kritereve funksionale dhe estetike.
Kutitë kombinuese dhe listat zbritëse
Kur nuk doni që përdoruesi të shkruajë çfarë të dëshirojë, por të zgjedhë midis një grup i mbyllur opsioneshIdealisht, duhet të përdorni një kuti kombinimi ose një listë zbritëse. Kjo parandalon përgjigjet jokonsistente dhe e bën më të lehtë analizimin e informacionit më vonë.
Pasi të keni futur kontrollin përkatës, duhet të shkoni te ai. opsione ose veti Për të shtuar opsionet në listë një nga një, duhet të shtoni çdo artikull, ta konfirmoni dhe ta renditni sipas preferencës. Në formën aktive, përdoruesi zakonisht do të shohë vlerën e parë të parazgjedhur dhe më pas mund të zgjerojë pjesën tjetër për të zgjedhur.
Kontrollet e datës dhe imazhit
Në shumë forma është thelbësore që personi të tregojë një Data specifike: regjistrimi, lindja, nënshkrimi… Këtu hyn në lojë kontrolli i zgjedhjes së datës, duke i lejuar përdoruesit të zgjedhë nga një kalendar që shfaqet, duke standardizuar kështu formatin (ditë/muaj/vit, etj.).
Në mënyrë të ngjashme, kontrollet e imazhit i lejojnë përdoruesit Vendosni një foto ose grafik direkt në vendndodhjen e synuar, për shembull, një fotografi profili, një logo ose çdo dokument i skanuar që duhet bashkëngjitur.
Blloqe ndërtimi dhe përmbajtje e ripërdorshme
Ekziston një kontroll veçanërisht i fuqishëm kur punohet me dokumente standarde që ndryshojnë pak në varësi të rastit: kontrolli i blloqeve të ndërtimitKy kontroll vepron si një kontejner që i lejon përdoruesit të zgjedhë midis blloqeve të ndryshme të paracaktuara të tekstit.
Logjika e zakonshme është që së pari të krijohen disa kontrollet e tekstit të pasuruarsecila me një version të një teksti të ripërdorshëm (për shembull, klauzola ose paragrafë të ndryshëm kontraktualë në varësi të llojit të klientit), dhe më pas vendosni një kontroll blloku ndërtimi si një mbështjellës që ofron ato variante.
Në këtë mënyrë, në vend që të kopjojë dhe ngjisë tekst çdo herë, përdoruesi i dokumentit do të jetë në gjendje të zgjidhni bllokun e duhur nga një galeriduke ruajtur gjithmonë qëndrueshmërinë dhe duke zvogëluar rrezikun e harrimit të pjesëve ose përzierjes së versioneve të vjetruara.
Vendosni kontrollet e përmbajtjes në dokument
Me strukturën e formularit të qartë dhe skedën Zhvillues të disponueshme, hapi tjetër është fut kontrollet e përmbajtjes në pikat e duhura në dokumentin ose tabelën tuaj.
Mënyra e zakonshme është të vendosni kursorin në qelizën ose vendndodhjen ku dëshironi të shfaqet fusha dhe, nga Developer, shtypni butonin. lloji i kontrollit që dëshironi të futni: kuti teksti, kuti kontrolli, kuti kombinimi, zgjedhës date, kontroll fotografie ose bllok ndërtimi.
Për të punuar rehat, rekomandohet fuqimisht të aktivizoni Modaliteti i dizajnitNdërsa kjo modalitet është aktiv, kontrollet nuk reagojnë sikur po mbushen, kështu që mund t'i zhvendosni, të modifikoni tekstin e vendmbajtësit dhe të rregulloni pamjen e tyre pa u aktivizuar ato.
Nëse keni nevojë të përmirësoni një kontroll specifik (për shembull, duke konfiguruar opsionet e një liste zbritëse ose duke rregulluar emrin e brendshëm të fushës), zgjidheni atë dhe klikoni mbi Prona të paluajtshme brenda të njëjtës skedë Zhvilluesi. Në varësi të llojit të kontrollit, mund të ndryshoni etiketat, stilet, listat e vlerave, të modifikoni kyçin dhe parametra të tjerë.
Personalizoni tekstin e udhëzimeve dhe përvojën e përdoruesit
Një nga detajet që bën diferencën në një formë të mirë është tekst udhëzimi ose vendmbajtës që përdoruesi sheh brenda secilës fushë. Në vend që të lini tekstet e përgjithshme që Word përdor si parazgjedhje, është më mirë t'i përshtatni ato sipas situatës suaj specifike.
Për ta bërë këtë, me Modaliteti i dizajnit u aktivizuaThjesht klikoni brenda kontrollit të përmbajtjes dhe rishkruani tekstin shembull me një mesazh të qartë si: "Shkruani emrin dhe mbiemrin tuaj", "Zgjidhni datën e vizitës suaj" ose "Zgjidhni një opsion nga lista". Në këtë mënyrë, përdoruesi e di saktësisht se çfarë pritet të fusë.
Përveç tekstit, mund të aplikoni formatoni ato faqeshënues (lloji dhe madhësia e shkronjave, ngjyra, stilet) për t'i integruar mirë me pjesën tjetër të dizajnit. Kur të keni mbaruar së rregulluari ato, hiqni shenjën te Modaliteti i Dizajnit në mënyrë që formulari të kthehet në sjelljen e tij normale dhe udhëzimet të fiksohen si teksti fillestar.
Konfiguro vetitë e përparuara të kontrolleve
Pothuajse të gjitha kontrollet e përmbajtjes kanë vetitë specifike që mund t'i rregulloni për ta përshtatur formularin sipas nevojave tuaja të sakta. Këto opsione aksesohen duke zgjedhur kontrollin dhe duke përdorur butonin Vetitë, ose përmes Opsioneve në disa panele.
Në fushat e tekstit, për shembull, mund të përcaktoni lloji i të dhënave të prituraKjo fushë mund të jetë tekst i thjeshtë, një numër, një datë, data aktuale, ora aktuale ose edhe një llogaritje. Gjithashtu mund të caktoni një tekst të parazgjedhur që do të shfaqet në fillim, gjatësinë maksimale të lejuar dhe formatin për numrin ose datën.
Kutitë e kontrollit kontrollojnë nëse vlera fillestare është e kontrolluar ose e pakontrolluar, madhësia e simbolit, stili vizual, etj. Në listat zbritëse dhe kutitë kombinuese, mund të menaxhoni koleksionin e artikujve, renditjen e tyre dhe vlerat e tyre të brendshme.
Disa kontrolle madje ju lejojnë t'i bllokoni ato plotësisht ose pjesërisht, domethënë, mundeni parandaloni përdoruesin të ndryshojë ose heqë kontrollin pa e hequr mbrojtjen e dokumentit, gjë që siguron që struktura e formularit të mbetet e paprekur.
Mbroni formularin dhe kufizoni redaktimin
Pasi ta keni hartuar formularin, me të gjitha kontrollet në vend dhe udhëzimet e përcaktuara mirë, është koha për pjesën kryesore: mbrojeni dokumentin në mënyrë që vetëm të tjerët ta plotësojnë atëpor jo për të shkatërruar strukturën.
Fjala ka një funksion për të Kufizimi i Redaktimit I aksesueshëm nga skeda Zhvillues. Aktivizimi i tij hap një panel anësor ku mund të shënoni kutinë e kufizimeve dhe, në llojin e kufizimit, të zgjidhni opsionin "Plotësimi i formularëve".
Me këtë konfigurim, kushdo që hap dokumentin do të jetë në gjendje vetëm të bashkëveproni me fushat e formularitMund të shkruash në kuti teksti, të kontrollosh kutitë, të zgjedhësh datat ose të lëshosh lista zbritëse. Nuk mund të zhvendosësh, fshish ose modifikosh kontrollet ose të ndryshosh formatimin e pjesës tjetër të dokumentit, përveç nëse e çaktivizon mbrojtjen.
Kur aplikoni mbrojtje, Word ju jep mundësinë të vendosni një fjalëkalimNuk është e detyrueshme, por rekomandohet shumë nëse doni të siguroheni që askush nuk mund ta çaktivizojë mbrojtjen pa lejen tuaj. Nëse e konfiguroni, mos harroni ta ruani në një vend të sigurt, sepse pa të nuk do të jeni në gjendje ta modifikoni lirisht formularin në të ardhmen.
Shabllonet e Word kundrejt PDF-ve të plotësueshme
Dokumentet interaktive të Word-it nuk ekzistojnë të izoluara: shumë kompani i përdorin gjithashtu ato. PDF të plotësueshme kur duan ta ngrijnë plotësisht dizajnin ose të lehtësojnë shpërndarjen pa u varur nëse marrësi ka Word.
Fjala është perfekte si pika fillestareJu krijoni formularin tuaj me kontrolle përmbajtjeje, e testoni, e formatoni me markën tuaj dhe e përdorni brenda kompanisë ose e ndani si një skedar të modifikueshëm me këdo që duhet ta plotësojë dhe t'jua kthejë në formatin DOCX.
Megjithatë, nëse keni nevojë për një format më të qëndrueshëm, me më të mirë Pajtueshmëria e sistemit dhe projektuar për printim ose arkivim, Format PDF Zakonisht fiton me shumicë dërrmuese. Formati PDF e ruan dizajnin në mënyrë të përsosur në çdo pajisje dhe sistem operativ, dhe është standardi de facto për dokumentet përfundimtare.
Për të krijuar dhe modifikuar formularë të avancuar PDF, ekzistojnë zgjidhje specifike si p.sh. PDFelement, të cilat lejojnë Krijo dhe modifiko formularë të përparuar PDFShtoni fusha teksti, kuti kontrolli, butona radioje, lista, kuti kombinimi dhe butona veprimi në një PDF të formatuar tashmë.
Ky lloj mjeti ju lejon jo vetëm të dizajnoni fushat, por edhe shënoni, nënshkruani, konvertoni dhe menaxhoni PDF-tësi dhe shfrytëzimin e hapësirës së ruajtjes në cloud për të pasur dokumentet tuaja të arritshme nga çdo pajisje. Është ideale kur doni të bëni kalimin nga një formular Word në një rrjedhë pune plotësisht dixhitale, të bazuar në PDF.
Një strategji shumë e zakonshme është përgatitja e parë struktura dhe formulimi i formularit në Wordku është më e lehtë të paraqitet dhe korrigjohet, dhe kur dizajni të jetë finalizuar, eksportojeni atë në PDF dhe përfshijini fushat interaktive me një redaktues të specializuar.
Shpërndani dhe ripërdorni format tuaja interaktive
Pasi dokumenti juaj interaktiv të jetë përfunduar, i mbrojtur dhe i testuar, është koha ta publikoni. Mënyra më e lehtë është të... Ndani skedarin Word si bashkëngjitje përmes emailit ose përmes mjetit të bashkëpunimit që përdorni në kompaninë tuaj.
Në versionet moderne të Word-it, mund të përdorni menynë Ndani për të dërgoni një kopje të formularit direkt me postëGjëja e rëndësishme është që të keni aktivizuar paraprakisht mbrojtjen e plotësimit të formularëve për të parandaluar që marrësit të modifikojnë pa dashje strukturën.
Nëse formulari juaj do të përdoret shumë herë, është mirë ta ruani atë si Shablloni i Word-itNë këtë mënyrë, sa herë që dikush hap shabllonin, do të gjenerohet një dokument i ri bazuar në të, gati për t'u plotësuar, pa mbishkruar origjinalin.
Gjithashtu mund të bëni rregullime të vogla vizuale përfundimtare, të tilla si mbajtja ose heqja e hijezimi i fushaveHija ndihmon të tregohet me një shikim se ku duhet të shkruajë përdoruesi, gjë që është shumë e dobishme nëse i keni hequr kufijtë e tabelës për një pamje më të pastër. Nëse preferoni një pamje më klasike, mund t'i mbani kufijtë dhe të hiqni hijen nga kontrollet.
Përdorimi sistematik i formave interaktive, i kombinuar me shabllone dhe blloqe të ripërdorshme, përfundon duke u bërë një pjesë kyçe e rrjedhës së punësMë pak gabime, më shumë shpejtësi dhe një imazh shumë më profesional për klientët, punonjësit dhe bashkëpunëtorët.
Zotërimi i skedës Zhvillues të Word-it, kontrolleve të përmbajtjes dhe kombinimit të tyre me shabllone dhe PDF ju jep një avantazh të veçantë: ju mundeni automatizoni një pjesë të madhe të dokumenteve tuaja të zakonshmeRuani qëndrueshmërinë e markës dhe zvogëloni kohën e shpenzuar për detyra të përsëritura, duke i përqendruar përpjekjet tuaja te përmbajtja në vend që të luftoni me formatin.
