Mbajtja e gjurmëve të ndryshimeve në një libër pune në Excel është thelbësore kur shumë persona po redaktojnë në të njëjtën kohë ose kur skedari evoluon me javë të tëra. Në këtë artikull, do të mësoni se si të shikoni detajet se kush, çfarë, kur dhe ku është modifikuar një qelizë, si të filtroni sipas diapazoneve ose fletëve, si të aktivizoni gjurmimin e ndryshimeve të trashëguara, të pranoni ose refuzoni ndryshimet dhe cilat kufizime ekzistojnë. Gjithashtu do të eksploroni alternativa dhe madje një mënyrë për të automatizuar regjistrimet me Power Automate dhe Office Scripts. di çfarë ndodhi me të dhënat e tua.
Excel ka evoluar dhe sot bashkëjetojnë dy botë: bashkëautorizimi modern me veçorinë Shfaq ndryshimet dhe Ndjekja e Ndryshimeve e trashëguar, e cila mbështetet në librat e punës të përbashkët dhe ka kufizimet e veta. të kuptojë kur duhet të përdorë secilën qasje ju kursen nga gabimet dhe konfliktet e redaktimit.
Shfaq ndryshimet në Excel: Çfarë është dhe si ta përdorni
Funksioni Shfaq Ndryshimet ju tregon një historik të qartë dhe të lexueshëm të ndryshimeve në librin tuaj të punës. kush ndryshoi çfarë në cilën qelizë dhe kur ka ndodhur, si dhe vlerën e mëparshme në mënyrë që të mund ta riktheni. Paneli i rendit hyrjet nga më të rejat tek më të vjetrat dhe i grupon ndryshimet në masë në mënyrë që të mund t'i kuptoni veprimet në masë.
Për të parë ndryshimet në të gjithë librin e punës, hapni skedën Rishiko dhe klikoni Shfaq Ndryshimet. Paneli anësor me karta redaktimi të rregulluara në mënyrë kronologjike. Nga aty, mund të eksploroni çdo ndryshim dhe, në redaktimet në masë, të shkoni te Shiko Ndryshimet brenda asaj karte për të hyrë në detaje në çdo qelizë të prekur.
Nëse jeni të interesuar vetëm për pjesë të caktuara të skedarit, mund të filtroni. Zgjidh fletën, diapazonin ose qelizën dhe klikoni me të djathtën për të zgjedhur Shfaq Ndryshimet. Mund ta bëni këtë edhe nga paneli: në krye, zgjeroni filtrin, zgjidhni Fletë ose Diapazon, futni zonën që do të monitorohet dhe konfirmoni me ikonën e shigjetës për ta aplikuar.
Ekziston një konsideratë kohore: historia e disponueshme në Shfaq Ndryshimet ruhet deri në 60 ditë. ruaj ndryshimet Konsideroni eksportimin e raporteve ose kombinimin e tyre me metoda të tjera arkivimi ose automatizimi, si p.sh. aktivizo ruajtjen automatike.
Filtro dhe rishiko një nëngrup: fletë, diapazone dhe qeliza
Kur libri rritet, nuk do zhurmë; do përqendrim. ngushto pamjen, zgjidhni fletën, diapazonin ose qelizën që ju shqetëson dhe zgjidhni Shfaq ndryshimet nga menyja e kontekstit. Paneli do të përshtatet me atë zonë.
Një mënyrë tjetër është filtri i vetë panelit. filtri i panelitNë krye, hapni përzgjedhësin e fushëveprimit, zgjidhni Range ose Sheet, specifikoni diapazonin ose fletën e synuar dhe konfirmoni. Në këtë mënyrë, mund të përqendroheni në atë që ka rëndësi, duke zvogëluar kohën e shpenzuar duke krahasuar qelizat e palidhura.
Mbani mend se blloqet e ndryshimeve në masë shfaqen të grupuara në kartën e tyre. zbërtheni çdo qelizë të prekur, kur të shkoni te Shiko Ndryshimet në Masë të Kartës, do të kaloni nëpër çdo ndryshim individual që përbën atë veprim në masë, gjë që është shumë mirë kur dikush po ngjit ose plotëson të dhëna në zona të mëdha.
Nëse vini re se mungon diçka, merrni parasysh dritaren kohore 60-ditore dhe mënyrën se si Shfaq Ndryshimet përqendrohen në përmbajtje. cilësimet e formatit mund të mos jenë të listuara këtu, siç do ta shohim më vonë.
Kontrolli i Ndryshimeve të Trashëguara: Aktivizo, Konfiguro dhe Ndaj
Gjurmimi klasik i ndryshimeve në Excel mbështetet në librat e punës të përbashkët të trashëguar. shiriti i aksesit të shpejtë Është një ide e mirë t'i shtoni komandat në shiritin e aksesit të shpejtë, veçanërisht në Microsoft 365 dhe Excel 2021, 2019 dhe 2016 ku ato nuk janë më aq të dukshme si parazgjedhje.
Për t'i përfshirë ato, shkoni te Skedari > Opsionet > Shiriti i veglave të aksesit të shpejtë. Kontrolli i ndryshimit (i trashëguar) Nën Komandat e disponueshme në, zgjidhni Të gjitha komandat, gjeni Gjurmimi i ndryshimeve (Legacy) dhe Ndani librin e punës (Legacy) dhe shtojini ato. Klikoni në rregull për t'i ruajtur dhe për t'i pasur gjithmonë afër.
Tani, klikoni te Gjurmimi i Ndryshimeve dhe zgjidhni Thekso Ndryshimet. Kryeni kontrollin e ndryshimit kur modifikoni Në kutinë e dialogut, aktivizoni Ndjek ndryshimet gjatë redaktimit (ndaj librin e punës) dhe Thekso ndryshimet në ekran. Kjo do të nxjerrë në pah çdo ndryshim dhe do ta ndryshojë automatikisht librin e punës në modalitetin e përbashkët.
Për më tepër, paneli ofron filtra për të personalizuar atë që gjurmohet. Kur, Kush dhe Ku Përdorni këto filtra për të ngushtuar periudhën, autorësinë dhe zonat e librit kryesor që dëshironi të gjurmoni. Ky granularitet është perfekt nëse duhet të auditoni vetëm periudha, përdorues ose zona të caktuara.
Si të shënoni ndryshimet dhe të shikoni historikun
Nëse aktivizoni funksionin "Thekso ndryshimet në ekran", Excel i shënon vizualisht qelizat e prekura. qelizat e shënuara Do të shihni ndryshime në tituj dhe një trekëndësh të vogël në qelizën e modifikuar. Kur mbani kursorin mbi qelizë, shfaqet një shënim me autorin, datën dhe detajet e ndryshimit.
Nëse preferoni një marrëdhënie tabelare, aktivizoni Shfaq ndryshimet në një fletë të re në të njëjtën kuti Thekso ndryshimet. Fletë historiku Do të krijohet një fletë e quajtur Historiku me një listë të ndryshimeve të ruajtura. Kjo lehtëson auditimin, shqyrtimin në masë dhe arkivimin e jashtëm.
Mbani mend se fushëveprimi i Historikut varet nga opsionet që vendosni për Kur, Kush dhe Ku, dhe nëse ndryshimi ruhet. Fleta e Historisë do të zhduket nëse e pastroni kutinë e kontrollit Shfaq ndryshimet në një fletë të re në librin aktual të punës.
Për më shumë privatësi gjatë një shqyrtimi diskret, mund të çaktivizoni opsionin "Thekso ndryshimet në ekran" dhe ta mbani gjurmimin aktiv. Ti regjistron pa e parë të tjerët marka në kohë reale, të dobishme në kontekste të ndjeshme.
Pranoni ose refuzoni ndryshimet: kontroll i detajuar i cilësisë
Kur të vijë koha për të kryer procedurën, përdorni "Prano ose Refuzo Ndryshimet" në seksionin "Ndryshimet" të skedës "Shqyrto" ose nga "Gjurmo Ndryshimet". ruaj së pari Excel do t'ju kërkojë ta ruani fillimisht dhe më pas mund të filtroni ndryshimet që dëshironi të rishikoni sipas kohës, përdoruesit ose rajonit. Si parazgjedhje, ai shfaq ndryshimet e parishikuara.
Çdo modifikim që do të vlerësohet do të shfaqet në asistentin e rishikimit. Prano të gjitha dhe refuzo të gjitha Mund të pranoni ose refuzoni një nga një, ose të përdorni "Prano të gjitha" dhe "Refuzo të gjitha" për të zgjidhur në grupe. Nëse një qelizë ka pasur disa ndryshime që nga shqyrtimi juaj i fundit, mund t'i kaloni ato në mënyrë sekuenciale derisa të vendosni për versionin e saktë.
Pas mbylljes së rishikimit, shenjat vizuale mbeten në fletë. shenjat vizuale mbeten Ato nuk hiqen derisa të çaktivizoni gjurmimin e ndryshimeve, i cili ju ndihmon të identifikoni se ku ka ndodhur aktiviteti edhe nëse është validuar tashmë.
Në çdo kohë, nëse keni nevojë të dilni nga procesi, përdorni Mbyll për t'u kthyer në fletë. rifillo më vonë Nuk do ta humbasësh atë që e ke shqyrtuar tashmë dhe do të jesh në gjendje ta rifillosh më vonë pa asnjë problem.
Çaktivizo kontrollin e ndryshimeve dhe ruaj provat
Nëse vendosni të ndërprisni regjistrimin, shkoni te Rishiko > Gjurmoni Ndryshimet > Theksoni Ndryshimet dhe çaktivizoni zgjedhjen te Theksoni ndryshimet gjatë redaktimit. ruaj një kopje të fletës së Historisë Kur e çaktivizoni, historiku hiqet nga libri i punës, kështu që është mirë të ruani më parë një kopje të fletës së Historikut.
Një taktikë e zakonshme është të mbash të aktivizuar opsionin Shfaq ndryshimet në një fletë të re, të kopjosh fletën e Historikut në një libër tjetër pune dhe ta ruash atë si gjurmë auditimi. Fletë historie në një libër tjetër Në këtë mënyrë nuk e humbni gjurmueshmërinë edhe nëse e mbyllni gjurmimin në librin operativ.
E rëndësishme: Kur çaktivizoni gjurmimin e ndryshimeve, libri i punës nuk ndahet më. mund të mbishkruajë punën e mëparshme Nëse dikush tjetër e ruan versionin e tij pasi ta keni çaktivizuar, ai mund të mbishkruajë punën e mëparshme. Koordinohuni me ekipin tuaj për të shmangur konfliktet ose për të zbatuar një ngrirje të planifikuar.
Kufizimet e librave të punës të përbashkët të trashëguar
Librat e përbashkët janë një metodë e vjetër me kufizime të dukshme. funksione të çaktivizuara Shumë veçori janë të çaktivizuara ndërsa libri i punës ndahet dhe gjurmohet, gjë që mund të ndikojë në rrjedhat e punës të avancuara.
Në nivelin e elementëve jo të pajtueshëm, dallohen këto: krijimi ose futja e tabelave, shtimi ose ndryshimi i formateve të kushtëzuara, shtimi ose ndryshimi i vlefshmëria e të dhënave, krijoni ose ndryshoni grafikë ose raporte pivot, futni ose ndryshoni fotografi ose objekte të tjera, futni ose ndryshoni hiperlidhje, krijoni ose shikoni skenarë, futni nëntotalë automatikë, krijoni tabela të dhënash, krijoni ose ndryshoni raportet e PivotTable, krijoni ose aplikoni prerës, krijoni ose modifikoni sparkline ose shtoni fletë dialogu Excel 4.
Kontrolli i ndryshimit është i orientuar drejt përmbajtjes. modifikimet e qelizave dhe formulave Ndryshimet e qelizave dhe formulave regjistrohen, por jo të gjitha ndryshimet ose veprimet e formatimit, të tilla si shfaqja ose fshehja e rreshtave ose kolonave. Llogaritjet e thjeshta ose rregullimet vizuale mund të lihen jashtë regjistrit.
Gjithashtu, nuk është e njëjta gjë me Anulo. Nuk mund t'i refuzosh ndryshimet si një "Anulim" Çdo ndryshim shqyrtohet dhe pranohet ose refuzohet individualisht, pavarësisht se kur është bërë.
Nëse duhet të sqaroni se cila qelizë është ndryshuar së fundmi në kohë reale, mund të mbështeteni te funksionet dhe formula të avancuara. Funksioni CELL Një truk i dobishëm është përdorimi i funksionit CELL pa referencë në një formulë për të kthyer adresën e qelizës së fundit të prekur. Ky është një plotësues, jo një zëvendësim për gjurmimin formal.
Automatizoni regjistrimin dhe raportimin me Office Scripts dhe Power Automate
Nëse keni detyra të përsëritura, Skriptet e Zyrës y Automatizoni energjinë Ata janë një tandem i fuqishëm. regjistroni një lexim të përditshëm Imagjinoni të regjistroni një lexim ditor në një spreadsheet Excel dhe të dërgoni me email ndryshimin nga leximi i djeshëm. Mund ta bëni këtë pa ndërhyrje manuale dhe me të dhëna të besueshme.
Së pari, përgatitni një libër pune me një tabelë që pritet nga skripti juaj, për shembull ReadingTable me kolona për datën, leximin dhe ndryshimin. Automatizo skedën Pastaj, në Excel, shkoni te skeda Automate dhe krijoni një skript të ri duke ngjitur kodin e mëposhtëm dhe duke e ruajtur atë me një emër të identifikueshëm.
function main(workbook: ExcelScript.Workbook, newData: string): string {
const table = workbook.getTable('ReadingTable');
const readingColumn = table.getColumnByName('Reading');
const readingColumnValues = readingColumn.getRange().getValues();
const previousValue = readingColumnValues as number;
const currentDate = new Date(Date.now()).toLocaleDateString();
const newRow = -OFFSET(,-1,0)'];
table.addRow(-1, newRow);
const difference = Number.parseFloat(newData) - previousValue;
console.log(difference);
return difference.toString();
}Skripti fut një rresht të ri me datën, vlerën dhe një formulë për ndryshimin nga rekordi i mëparshëm, dhe e kthen ndryshimin si tekst. rezultati do të jetë trupi i email-it Ky rezultat do të jetë trupi i një email-i të automatizuar në rrjedhën tuaj.
Tani krijoni një rrjedhë të planifikuar të reve në Power Automate. përsëritje e përditshme Caktoni përsëritjen çdo ditë dhe klikoni Krijo. Në një skenar të botës reale, të dhënat mund të vijnë nga një burim tjetër; për testim, inicializoni një ndryshore hyrëse të numrit të plotë me një vlerë testimi si p.sh. 1.
Shtoni veprimin Run Script për lidhësin Excel Online (Business). Ekzekuto skriptin Zgjidhni vendndodhjen, bibliotekën, skedarin daily-readings.xlsx, emrin e skriptit dhe kaloni variablin e hyrjes si parametër newData. Kjo do ta ekzekutojë skriptin në librin tuaj.
Rezultati i skriptit është i disponueshëm si rezultat i përmbajtjes dinamike. Dërgo një email (V2) Për të njoftuar, shtoni "Dërgo një email" (V2) nga Outlook dhe ndërtoni një mesazh me diferencën e kthyer, për shembull në trupin: Diferenca e djeshme: dhe vlerën e rezultatit.
Ndjekja e ndryshimeve në ONLYOFFICE: historiku i versioneve dhe më shumë
Nëse punoni në ekosistemin ONLYOFFICE, gjurmimi i ndryshimeve vjen në një formë të ndryshme. historia e versionit Redaktuesi i spreadsheet-eve aktivizon historikun e versioneve si parazgjedhje, kështu që çdo seancë redaktimi ruhet si një version. Kur një përdorues e mbyll skedarin, seanca mbyllet dhe krijohet një version i ri me autorësinë dhe vulën kohore të tij.
Nga skeda Bashkëpunim, hapni Historikun e Versioneve për të parë listën. ndryshime nga ai autor Kur zgjidhni një version, ndryshimet e atij autori theksohen me ngjyrën e avatarit të tij, duke e bërë më të lehtë leximin dhe krahasimin e ndryshimeve të bëra gjatë periudhave kohore specifike.
Nëse keni nevojë të rikuperoni një gjendje të mëparshme, përdorni Rivendosjen në versionin e duhur. rivendosni një gjendje të mëparshme Kjo ju jep kontroll të plotë mbi evolucionin e dokumentit pa humbur kontekstin se kush e ka bërë çdo rregullim.
Përveç historikut, mund të nxirrni në pah manualisht ndryshimet me anë të formatimit ose ngjyrave dhe të lini komente në qeliza për të shpjeguar vendimet ose për të kërkuar shqyrtim. komente Komentet ofrojnë kontekst dhe përshpejtojnë bashkëpunimin, veçanërisht kur shumë njerëz janë të përfshirë në të njëjtën fushë.
Me të gjitha sa më sipër, mund të zgjidhni metodën e gjurmimit që i përshtatet më së miri skenarit tuaj: paneli Shfaq Ndryshimet për të audituar në detaje ndryshimet e fundit, kontrollin e trashëgimisë nëse keni nevojë për flukse pranimi/refuzimi dhe një fletë Historiku me skeda, bashkë-autorizim modern për bashkëpunim pa probleme në cloud, ose alternativa si ONLYOFFICE me historikun e tij të integruar të versioneve. Procesi juaj është nën kontroll.