Nëse punoni çdo ditë me Word, Excel ose Outlook, ndoshta keni menduar më shumë se një herë se si ta bëni kompjuterin tuaj t'ju ndihmojë të shkruani më shpejt, duke shmangur nevojën për të përsëritur të njëjtat tekste ose adresa email-i. Kjo është në thelb ajo që arrini kur e dini... Aktivizoni dhe kontrolloni plotësimin automatik në OfficeMë pak shtypje, më pak gabime dhe një rrjedhë pune shumë më e shkathët.
Problemi është se Çdo aplikacion i Microsoft Office-it e trajton plotësimin automatik në mënyrën e vet. Kur diçka shkon keq, ndihet sikur "gjithçka është prishur". Në këtë udhëzues, do të shihni, me hollësi të konsiderueshme, Si ta aktivizoni plotësimin automatik, si ta konfiguroni, si ta rregulloni kur nuk funksionon dhe si ta rikuperoni listën tuaj të të dhënave në një kompjuter të ri.
Çfarë është saktësisht plotësimi automatik në Office dhe për çfarë përdoret?
Microsoft Office përfshin sisteme të ndryshme të plotësimit automatik në varësi të aplikacionit dhe kontekstit. Nuk është e njëjta gjë si Excel që sugjeron funksione kur shkruani një formulë, Outlook që plotëson adresat e email-it ose një kuti teksti në një formular që mban mend atë që dikush shkroi në një rast tjetër.
- Në formularë dhe kuti teksti, plotësimi automatik ruan hyrjet që përdoruesi ka shtypur më parë. Pra, kur përdoruesi shkruan përsëri karakteret e para, shfaqet një listë zbritëse me përputhje të mundshme. Përdoruesi mund të zgjedhë një sugjerim ose ta injorojë atë dhe të vazhdojë të shkruajë normalisht.
- Në Excel, funksioni AutoComplete kombinohet me dorezën e mbushjes. për të zgjeruar seritë e numrave, datat, ditët e javës, muajt, modelet e përsëritura të tekstit, etj. Ekziston gjithashtu një Menuja e plotësimit automatik të formulës që sugjeron funksione, diapazone të emërtuara dhe argumente ndërsa krijoni një formulë.
- Në Outlook, e ashtuquajtura "Listë Autocomplete" ruan adresat e email-it të cilave u keni shkruar tashmë ose nga të cilat keni marrë email-e.I sugjeron automatikisht ato në fushat "Për", "Kërko" dhe "Shënim i Përjashtueshëm" ndërsa shkruani. Është një listë e veçantë kontaktesh, bazuar në atë që përdorni në të vërtetë çdo ditë.
Plotësimi automatik në kutitë e tekstit dhe formularët në Office
Ne shume formularë të dizajnuar me mjetet e Office (për shembull, shabllone me kuti teksti)Funksioni i plotësimit automatik zakonisht aktivizohet si parazgjedhje. Kjo do të thotë që nëse një përdorues ka futur tashmë "8:00" në një fushë kohe, shkrimi përsëri i "8" do t'i sugjerojë atij opsioni për ta zgjedhur pa pasur nevojë ta shkruajë përsëri.
Kjo veçori kontrollohet në nivelin e vetë kutisë së tekstit. Dizajneri i formularëve vendos se cilat fusha i lejojnë përdoruesit të marrë sugjerime bazuar në historikun e tij të shtypjes dhe cilat. Kjo është shumë e dobishme kur merret me informacione të ndjeshme ose kur është e rëndësishme të shmangen gabimet e shkaktuara nga ripërdorimi i të dhënave të vjetra.
Nëse doni të aktivizoni ose çaktivizoni plotësimin automatik për një kuti teksti specifike Në këtë lloj formulari, procedura standarde është shumë e ngjashme në versionet e ndryshme të Office që e mbështesin atë:
- Klikoni me të djathtën në kutinë e tekstit ku dëshironi të ndryshoni sjelljen e plotësimit automatik.
- Zgjidhni opsionin "Vetitë e kutisë së tekstit" (ose të ngjashme, varësisht nga versioni specifik i Office).
- Në skedën ose formularin që lidhet me prezantim ose pamje Nga kontrolli, gjeni kutinë "Aktivizo plotësimin automatik".
- Kontrolloni kutinë Nëse dëshironi që grafiku të mbajë mend dhe të sugjerojë vlerat e mëparshme, ose fike nëse keni nevojë që ajo të jetë gjithmonë bosh dhe pa sugjerime.
Ky fleksibilitet është shumë praktik kur hartohen shabllone që do të plotësohen shumë herë.Fushat si emri i kompanisë, qyteti, orari tipik etj., përfitojnë nga plotësimi automatik; megjithatë, për numra unikë identifikimi ose të dhëna shumë specifike, mund të preferoni të mos e përdorni atë për të shmangur konfuzionin.
Si të aktivizoni plotësimin automatik të formulës në Excel
Excel ka një mekanizëm AutoComplete të projektuar posaçërisht për formulat, funksionet dhe diapazonet e emërtuara.gjë që ju ndihmon të shkruani më shpejt dhe të zvogëloni gabimet sintaksore (mungesa të kllapave, emra funksionesh të shkruar gabim, diapazone të pasakta, etj.).
Ndërsa shkruani një formulë, shfaqet një menu e vogël pop-up me sugjerime. në varësi të asaj që keni shkruar tashmë. Nëse filloni të shkruani "=SUM…", do të shihni funksione si SUM, SUMIF, SUMIFS, etj. në listë, dhe mund të zgjidhni atë që ju nevojitet për ta futur direkt.
Në Excel për Mac, mund ta konfiguroni lehtësisht këtë sjellje nga menyja e aplikacionit.:
- Hapni Excel-in dhe shkoni te menyja "Excel" në shiritin e sipërm., pranë ikonës së mollës.
- Zgjidhni "Preferencat" për të hapur panelin e cilësimeve të përgjithshme.
- Brenda Preferencave, kërkoni seksionin "Formula dhe Lista" dhe futni opsionin "Plotëso automatikisht".
- Kontrolloni kutinë "Shfaq opsionet e plotësimit automatik për funksionet dhe diapazonet e emërtuara" në mënyrë që Excel të shfaqë menynë e sugjerimeve ndërsa shkruani formulat tuaja.
Përveç aktivizimit ose çaktivizimit të tij, Excel ju lejon të vendosni pas sa shkronjave dëshironi të shfaqet menyja AutoComplete.Kjo është e dobishme nëse ju shqetëson hapja shumë shpejt ose nëse punoni me shumë veçori të personalizuara.
Plotësimi automatik në Excel: Plotësoni të dhënat me dorezën e mbushjes
Përtej formulave, Excel (dhe suitat kompatibël si ONLYOFFICE) përfshijnë një sistem i fuqishëm i plotësimit automatik të të dhënave nëpërmjet kontrolluesit të mbushjes, ai katror i vogël i vendosur në këndin e poshtëm të djathtë të qelizës së zgjedhur.
Ky funksion analizon vlerat fillestare që futni dhe përpiqet të nxjerrë një model.Mund të jetë një përsëritje e thjeshtë e të njëjtit tekst, një sekuencë numerike, një progresion me një kërcim të caktuar, një kalendar datash, ditët e javës, muajt e vitit dhe modele edhe më komplekse kur jepni shembuj të mjaftueshëm.
Për të kopjuar tekst në qeliza të shumta duke përdorur AutoComplete me dorezën e mbushjesIdeja është shumë e thjeshtë:
- Hap skedarin në redaktuesin e spreadsheet-eve (Excel ose ONLYOFFICE).
- Zgjidhni qelizën ose diapazonin që përmban tekstin që dëshironi të përsërisni.
- Vendosni miun mbi dorezën e mbushjes nga këndi i poshtëm djathtas derisa kursori të shndërrohet në një kryq të vogël të zi.
- Zvarrit vertikalisht ose horizontalisht për të mbuluar qelizat ku dëshironi të kopjoni të njëjtën vlerë.
Kur lëshoni butonin e mausit, Qelizat e zgjedhura mbushen menjëherë me tekstin origjinal.Kjo ju kursen nga kopjimi dhe ngjitja vazhdimisht kur keni kolona të tëra me të njëjtën përmbajtje.
Numra, data, monedha…
Me numra, data, kohë ose shuma monetare, Autocomplete bëhet edhe më interesant, sepse Jo vetëm që përsërit vlerën, por mund të njohë edhe sekuencat. Për shembull, nëse futni "1" në një qelizë dhe "2" në tjetrën, dhe tërhiqni dorezën e mbushjes, do të merrni 3, 4, 5, etj.
Sistemi njeh modele me ndryshime të vazhdueshme midis numraveNëse shkruani 1, 4, 7 dhe tërhiqni, Excel do të gjenerojë 10, 13, 16… duke respektuar atë rritje prej 3 njësive. Kjo vlen edhe për datat (çdo ditë, çdo javë, çdo muaj) dhe seri të tjera kohore.
Një rast tjetër shumë i zakonshëm është ai i ditëve të javës dhe muajve.Në versionet e fundit, redaktorët si ONLYOFFICE mund të mbushin automatikisht një seri me të hënë, të martë, të mërkurë… ose janar, shkurt, mars… duke filluar me elementin e zgjedhjes suaj. Thjesht shkruani një muaj ose një ditë, tërhiqni dorezën dhe pjesa tjetër do të plotësohet automatikisht.
Një avantazh shtesë është se shkurtesat njihen gjithashtu.Mund të përdorni "lun" në vend të "lunes" ose "ene" në vend të "enero", dhe sekuenca e plotësuar automatikisht do të ndjekë rendin e saktë.
Rreshtat dhe kolonat
Autocomplete funksionon si në kolona ashtu edhe në rreshtaNë shembuj tipikë zakonisht mbushim poshtë (vertikalisht), por është po aq e vlefshme të zvarritet nga e majta në të djathtë për të gjeneruar sekuenca horizontale; mekanizmi është i njëjtë, vetëm drejtimi ndryshon.
Për më tepër, Excel dhe ONLYOFFICE ju lejojnë të punoni me diapazone që zënë rreshta dhe kolona të shumta në të njëjtën kohë.Nëse zgjidhni një bllok të dhënash me disa punonjës dhe ditët e tyre të pushimeve, për shembull, mund të zvarritni dorezën e mbushjes dhe ta kopjoni atë model në një pjesë tjetër të tabelës pa pasur nevojë të dyfishoni rresht pas rreshti.
Në kolonat me pak vlera të dallueshme teksti, një tjetër opsion shumë i përshtatshëm është "Zgjidh nga lista zbritëse".Nëse një qelizë përmban, për shembull, "E verdhë" dhe doni ta zëvendësoni me "Blu", thjesht:
- Klikoni me të djathtën në qelizë me vlerën aktuale.
- Zgjidhni opsionin "Zgjidh nga lista zbritëse".
- Zgjidhni vlerën e dëshiruar (për shembull, Blu) nga ata që ekzistojnë tashmë në atë kolonë.
E njëjta qasje mund të përdoret për të mbushur qelizat bosh.Ju zgjidhni si ato me të dhëna ashtu edhe ato pa të dhëna, tërhiqni dorezën e mbushjes dhe sistemi i zgjeron vlerat duke ndjekur modelin që zbulon.
Shtojca Autocomplete e Tekstit në ONLYOFFICE
Në ekosistemin ONLYOFFICE ekziston një plugin specifik i quajtur "Autocomplete" i cili vepron si asistent shkrimi dhe sugjeron fjalë të plota ndërsa shkruani, shumë i dobishëm kur merreni me vëllime të mëdha teksti ose termash që përsëriten vazhdimisht.
Ndërsa shkruani shkronja në një qelizë, shtojca sugjeron të gjitha fjalët që përmbajnë atë sekuencë.Dhe thjesht klikoni mbi atë që dëshironi për ta futur pa pasur nevojë ta shkruani të gjithën. Për shembull, shkruani "Mond" dhe ajo sugjeron "Monday", "MondayReport", etj., varësisht nga përmbajtja e pranishme në fletë ose në koleksionin e të dhënave.
Kjo jo vetëm që përshpejton shkrimin, por edhe zvogëlon gabimet drejtshkrimore.sepse ke tendencë të zgjedhësh fjalën e saktë nga një listë në vend që ta shkruash nga e para çdo herë.
Kjo shtesë nuk aktivizohet si parazgjedhje.Prandaj, nëse përdorni ONLYOFFICE, duhet ta instaloni manualisht nga menaxheri i shtojcave i integruar në skedën Zgjerime:
- hapni skedën Zgjerime në Redaktorin e Fletëve të Shpejta ONLYOFFICE.
- Hyni në Menaxheri i shtojcave dhe kërkoni për "Përfundim automatik".
- Klikoni te “Instalo” për ta shtuar atë në mjedisin tuaj.
Shtojca Autocomplete është një shtojcë sistemi, që do të thotë se nuk shfaq ikonën e vet në shirit.Pasi të instalohet, mbetet aktiv derisa të vendosni ta hiqni, gjë që mund ta bëni duke u kthyer te menaxheri i shtojcave dhe duke klikuar mbi "Hiq" pranë emrit tuaj.
Nëse punoni shpesh në shfletues ose me aplikacionin desktop ONLYOFFICEKy lloj shtese mund të bëjë një ndryshim të dukshëm në detyrat e përsëritura, siç janë plotësimi i raporteve, pyetësorëve ose listave të gjera me përshkrime.
Autoplotësimi i adresës në Outlook: si funksionon dhe për çfarë përdoret
Funksioni i plotësimit automatik në Outlook është ndoshta një nga më të vlerësuarat nga ata që dërgojnë shumë email-e në ditë.sepse eliminon nevojën për të shkruar adresa të plota çdo herë, veçanërisht kur ato janë të gjata ose jo intuitive.
Kur fillon të shkruash në fushat "Për", "Kyçur ose BCC"Outlook kontrollon një listë të brendshme të adresave që ka grumbulluar me kalimin e kohës (e ashtuquajtura Lista e plotësimit automatikdhe ju tregon sugjerime që përputhen me shkronjat që futni. Kjo listë plotësohet si nga marrësit që u keni dërguar mesazhe, ashtu edhe nga kontaktet që ju kanë shkruar dhe që i keni përdorur më parë.
Në mjedise profesionale, Humbja e kësaj liste kur ndërroni kompjuterë ose formatoni kompjuterin mund të jetë shumë bezdisëse.Meqenëse jeni mësuar të zgjidhni adresat pothuajse automatikisht, është e rëndësishme të dini si ta aktivizoni opsionin ashtu edhe si ta eksportoni dhe rikuperoni atë skedar të plotësimit automatik në një kompjuter të ri.
Kontrolloni nëse AutoComplete i Outlook është aktivizuar
Nëse vini re se Outlook ka ndaluar së sugjeruari adresa ose se nuk shfaqen kurrë opsione kur shkruani "Për", "Kontroll" ose "BCC", gjëja e parë që duhet të bëni është Kontrolloni nëse cilësimi i plotësimit automatik është aktivizuar në opsionet e aplikacionit.
Për ta bërë këtë, në Outlook 2016/2019/365 në Windows mundeni shqyrtoni sa vijon:
- Hapni Outlook dhe shkoni te Skedari > Opsionet.
- Në dritaren e Opsioneve, shkoni te seksioni "Mail".
- Shko poshtë te seksioni "Dërgo mesazhe", ku shfaqen disa kuti që lidhen me transportin detar.
- Sigurohuni që opsioni është zgjedhur "Përdor listën e Përfundimit Automatik për të sugjeruar emra kur shkruani në rreshtat "Për", "Kontroll i Kopjuar" dhe "BCC"".
- Kontrolloni gjithashtu që kutia "Verifikimi automatik i emrit" Aktivizohet, pasi të dy opsionet zakonisht shkojnë dorë për dore për funksionimin e duhur.
Nëse kutia e përdorimit të listës Autocomplete nuk ishte e zgjedhur, shënojeni atë dhe ruani ndryshimet me OK.Nga ajo pikë e tutje, Outlook do të fillojë të ndërtojë një listë të re ndërsa dërgoni email-e te marrës të ndryshëm.
Çfarë duhet të bëni kur AutoComplete i Outlook ndalon së punuari ose dëmtohet
Ndonjëherë lista e plotësimit automatik Prishet ose ndalon së përditësuari siç duhetMund të funksionojë vetëm gjatë një seance dhe sugjerimet mund të humbasin kur mbyllet Outlook, ose mund të ndalojë ruajtjen e adresave të reja edhe pse i dërgoni pa problem.
Në ato raste, është e këshillueshme rivendos memorien e përkohshme të plotësimit automatik Për ta detyruar Outlook-un të krijojë një skedar të ri dhe të pastër. Ekzistojnë disa metoda për ta arritur këtë, me nivele të ndryshme "agresiviteti".
OPSIONI 1: Zbrazni listën nga opsionet e Outlook-ut
- Mbylleni plotësisht Outlook-un dhe rihapeni atë. për t'u siguruar që asnjë proces nuk mbetet pezull.
- Shko tek Skedari > Opsionet > Mail dhe shkoni poshtë te seksioni "Dërgo mesazhe".
- Shtypni butonin "Pastro listën e plotësimit automatik".
- Konfirmoni fshirjen e përmbajtjes aktuale në kutinë e dialogut që do të shfaqet.
Outlook do të gjenerojë automatikisht një memorje të re nga emailet që dërgoni që nga ai moment e tutje.
OPSIONI 2: Përdorni një parametër të veçantë kur nisni Outlook-un që pastron memorien e përkohshme të AutoComplete-it
Për ta bërë këtë, mund të:
- Mbylle plotësisht Outlook-un.
- Shko te Fillimi > Ekzekutimi (ose përdorni kombinimin e tasteve Windows + R).
- Shkruani komandën Outlook.exe /CleanAutoCompleteCache dhe shtypni OK.
Me këtë parametër, Outlook fillon, pastron memorien e përkohshme të plotësimit automatik dhe krijon një skedar të ri.Përsëri, lista juaj e adresave rivendoset në zero, por ju siguroheni që të eliminoni çdo korruptim të brendshëm.
OPSIONI 3: Fshini manualisht skedarin e memories së përkohshme
Procedura tipike është:
- Mbyll Outlook-un plotësisht.
- Gjeni dosjen e memories së përkohshme, zakonisht në C:\Përdoruesit\ \AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache.
- Kërko për një skedar me një emër të tipit “Stream_Autocomplete_X_XXXXXXX.dat” dhe fshini atë.
- Ekzekutoni Mjetin e Riparimit të Kutisë Inbox (scanpst.exe) Kontrolloni skedarin .pst të profilit tuaj për të korrigjuar çdo gabim të të dhënave.
- Hapni përsëri Outlook-un, shkoni te Skedari > Opsionet > Mail, shtypni përsëri mbi "Listë bosh me plotësim automatik" dhe dërgojini një mesazh prove një marrësi të ri.
- Mbyll Outlook-un dhe rihape atëdhe kontrolloni nëse është krijuar një skedar i ri “Stream_Autocomplete…” në dosjen RoamCache dhe nëse adresat e reja po fillojnë të sugjerohen saktë.
Qëllimi i gjithë këtij procesi është të rindërtojë një listë Autocomplete plotësisht funksionale nga e para., duke hequr mbetjet e memorjeve të dëmtuara të përkohshme që mund të pengonin ruajtjen ose shfaqjen e adresave të reja.
Merrni ose migroni listën tuaj të AutoComplete të Outlook në një kompjuter tjetër
Kur ndërroni kompjuterë ose duhet të formatoni atë aktual, lista e Kompletimit Automatik nuk migrohet gjithmonë automatikisht.Dhe nëse nuk e kopjoni, kur të hapni Outlook në kompjuterin e ri, do të zbuloni se adresat tuaja të zakonshme nuk mbahen mend më. Skedari që ruan këtë listë varet nga versioni i Outlook që keni instaluar, kështu që hapi i parë është gjithmonë të dini se me cilin version po punoni.
Për Outlook Express dhe versionet 2003/2007
Lista ruhet në një skedar me prapashtesën .nk2Në Windows 7 dhe 8, rruga tipike do të ishte:
- C:\Përdoruesit\përdoruesi_juaj\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
Brenda asaj dosjeje do të gjeni një lloji i skedarit Outlook.nk2 ose me emrin e profilit tuaj (për shembull, events.nk2). Ky është skedari që duhet të Kopjojeni dhe transferojeni te ekipi i ri për të ruajtur listën e plotësimit automatik.
Për Outlook 2010 dhe 2013 (dhe më vonë)
Sistemi ndryshoi nga formati .nk2 në skedarët e memorjes së përkohshme Stream_Autocompletetë cilat zakonisht ruhen në:
- C:\Përdoruesit\përdoruesi_juaj\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache
Në atë dosje do të shihni një ose më shumë skedarë emri i të cilëve fillon me “Përfundim_automatik_ i_ transmetimit_”.
Për të migruar këtë listë në një kompjuter tjetër ku e keni konfiguruar tashmë Outlook-un
Ju mund të ndiqni një procedurë si kjo:
- Së pari, konfiguroni llogarinë tuaj të email-it në Outlook në kompjuterin tuaj të ri..
- Shkoni në të njëjtën rrugë C:\Përdoruesit\përdoruesi_juaj\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache në kompjuterin e ri dhe kontrolloni emrin e saktë të skedarit Stream_Autocomplete që u krijua.
- Kopjoni skedarin Stream_Autocomplete që përmban listën tuaj të plotë nga kompjuteri i vjetër. dhe ngjiteni atë në dosjen RoamCache të kompjuterit të ri.
- Ndryshoni emrin e atij skedari të kopjuar në mënyrë që të përputhet saktësisht me atë në skedarin që Outlook krijoi në kompjuterin e ri.
Siç mund ta shihni, plotësimi automatik në Office varion nga ndihma e vogël gjatë shkrimit të të dhënave në formularë ose spreadsheet-e deri te mekanizmat kompleksë që ruajnë listat e adresave në Outlook; të dish se ku është konfiguruar, si ta aktivizosh, si ta riparosh dhe si ta migrosh midis pajisjeve Ju kursen shumë kohë dhe dhimbje koke, dhe bën diferencën midis një Office që "ju ndihmon vetë" dhe një ku jeni gjithmonë në rrugën e gabuar me taste dhe klikime shtesë.
