Organizimi dhe klasifikimi i të dhënave në mënyrë efikase është një nga aftësitë më të dobishme kur punohet me spreadsheet-e Excel. Me sasinë e informacionit që mund të menaxhojmë në një libër të vetëm pune, të paturit e mjeteve që na lejojnë të rendit logjikisht dhe filtro sipas kritereve specifike Është thelbësore të merrni vendime më të mira dhe të kurseni kohë.
Pavarësisht nëse po punoni me një listë kontaktesh, një buxhet vjetor apo një bazë të dhënash klientësh, zotërimi i funksioneve të renditjes dhe filtrimit do t'ju lejojë të lundroni me lehtësi në çdo grup të dhënash. Gjatë gjithë këtij artikulli, do të mësoni Si të renditni dhe filtroni të dhënat në Excel hap pas hapi.
Çfarë do të thotë të renditësh të dhënat në Excel?
Renditja nënkupton rirregulloni të dhënat në një renditje specifike, qoftë sipas rendit alfabetik, numerik apo sipas datës. Kjo veçori mund të zbatohet në një kolonë të vetme ose në shumë kolona njëkohësisht. Për shembull, punonjësit mund të renditen së pari sipas departamentit dhe më pas sipas mbiemrit, duke arritur kështu një strukturë hierarkike.
Mënyrat themelore të renditjes
- Rendi në rritje: Nga A në Z për tekstin, ose nga më i vogli në më të madhin për numrat.
- Rendi në zbritje: Nga Z në A për tekst, ose nga më i madhi në më të voglin për numra.
Për të aplikuar një renditje të shpejtë:
- Zgjidhni çdo qelizë në kolonën që dëshironi të renditni.
- Shko te skeda Të dhëna dhe përdorni butonat Rendit nga A në Zh o nga Zh në A.
Rendit duke zbatuar kritere të personalizuara
Nëse ju nevojitet më shumë sesa një porosi bazë, mundeni përcaktoni kritere të shumëfishtaPër shembull, rendit sipas ngjyrës së qelizës, fontit ose ikonave.
- Zgjidhni një qelizë brenda diapazonit të të dhënave.
- Klikoni mbi Porosi e personalizuar brenda grupit "Rendit dhe filtro".
- Zgjidhni kolonën bazë, llojin e renditjes (vlerat, ngjyra, fonti, etj.) dhe rendin e dëshiruar.
Filtro të dhënat: shiko vetëm atë që të nevojitet
Filtrimi lejon shfaq vetëm të dhënat që plotësojnë kritere të caktuaraÇdo gjë që nuk përshtatet mbetet e fshehur derisa të hiqet filtri.
Filtrat nuk i fshijnë të dhënat; ato vetëm fshihet përkohësisht kështu që mund të punoni me një nëngrup më të menaxhueshëm. Mund të aplikoni filtra në një ose më shumë kolona në një tabelë.
Si të aplikoni filtra në Excel
Për të filtruar lehtë:
- Zgjidhni çdo qelizë në diapazonin e të dhënave.
- Klikoni butonin Filtër në skedën "Të dhëna".
- Në shigjetën zbritëse që shfaqet nën çdo titull, zgjidhni kriteret që dëshironi të aplikoni.
Ekzistojnë tre lloje kryesore të filtrave:
- Sipas vlerës: Ju zgjidhni një ose më shumë vlera specifike.
- Sipas formatit: Filtro sipas ngjyrës së qelizës, fontit, ikonës etj.
- Sipas kriterit: Krijo një formulë ose kusht të personalizuar.
Filtra të shumëfishtë
Gjithashtu mund të aplikoni disa filtra në të njëjtën kohë. Për shembull, mund të kërkoni për klientë në një rajon të caktuar që kanë edhe fatura të papaguara.
Disa kufizime duhet të merren parasysh:
- Vetëm 10.000 vlerat e para unike shfaqen në listat e filtrave zbritës.
- Kur filtroni një kolonë, pjesa tjetër shfaq vetëm opsionet që zbatohen për nëngrupin e mëparshëm.
Riaplikoni ose fshini filtrat dhe renditjet
Pasi të jenë aplikuar filtrat ose renditjet, ato mund të riaktivizohen pas përditësimit të të dhënave. Kjo është e dobishme kur ka formula ose janë shtuar rreshta të rinj.
Për ta bërë këtë:
- Tab fillim, në grupin "Redaktim", klikoni "Rendit dhe filtro" dhe zgjidhni Apliko përsëri.
Nëse doni të hiqni të gjithë filtrat e aplikuar dhe të shikoni fletën e plotë:
- Në të njëjtën menu, klikoni mbi Fshij.
Gabime të zakonshme gjatë renditjes ose filtrimit
Është e lehtë të bësh gabime të caktuara që mund të ndikojnë në filtrat ose renditjet e tua:
- Rreshtat ose kolonat e fshehura: Ato nuk rirenditen saktë nëse nuk janë të dukshme.
- Tituj të papërcaktuar: Nëse Excel nuk e njeh rreshtin tuaj të sipërm si kokë, mund ta përfshijë atë në renditje.
- Cilësimet e gabuara të vendndodhjes: Kriteret e renditjes mund të ndryshojnë në varësi të konfigurimit të kompjuterit tuaj, në varësi të gjuhës ose vendit tuaj.
Karakteristika të Avancuara: Rendit, Filtro dhe Unik
Që nga versionet më të fundit të Excel-it, janë përfshirë funksione dinamike që lejojnë filtroni dhe renditni të dhënat me formula direkt, pa pasur nevojë të përdorni menu. Këto funksione janë jashtëzakonisht të fuqishme. Për të thelluar në mënyrën se si zotëroni funksionet e avancuara të Excel-it, ju rekomandojmë ta rishikoni këtë burim.
POROSIA
Ky funksion lejon rendit dinamikisht të dhënat në një varg. Për shembull:
=ORDENAR(A2:A20)
Më sipër kthen listën e renditur A2:A20. Mund të specifikoni rendin e renditjes dhe kolonën nëse është e nevojshme.
FILTER
Me këtë funksion ju mund të nxjerr të dhëna që plotësojnë kushte të caktuaraPër shembull, për të marrë të dhënat ku kolona C ka "Në pritje":
=FILTRAR(A2:B20;C2:C20="Pendiente")
UNICOS
Ktheni përsëri një listë pa dublikate nga një gamë. Ideale nëse ju nevojitet një listë klientësh unikë.
=UNICOS(A2:A20)
Kombinime të dobishme
Ju mund t'i kombinoni këto funksione për të marrë rezultate më komplekse:
- Klientë unikë të renditur:
=ORDENAR(UNICOS(A2:A20)) - Klientët me borxhe unike dhe të renditura:
=ORDENAR(UNICOS(FILTRAR(A2:A20;C2:C20="Pendiente"))) - Filtro dhe rendit sipas shumës zbritëse:
=ORDENAR(FILTRAR(A2:B20;C2:C20="Pendiente");2;-1) - Borxhi total për klient: Duke iu referuar formulës UNICOS:
=SUMAR.SI(A2:A20;J2#;B2:B20)
Praktika të mira kur punoni me filtra dhe renditje
- Konvertoni të dhënat tuaja në një tabelë duke përdorur “Fut → Tabela”. Kjo e bën menaxhimin e filtrit më të lehtë dhe përditëson automatikisht diapazonet në formula.
- Përdorim emra përshkrues në tituj për të dalluar lehtësisht atë që po filtroni ose renditni.
- Shmangni kolonat bosh në mes të diapazonit të të dhënave. Kjo mund të prishë filtrimin.
- Mbajini formatet e tekstit, numrave ose datës të qëndrueshme brenda secilës kolonë.
Zotërimi i funksioneve të renditjes dhe filtrimit të të dhënave në Excel mund të bëjë një ndryshim të madh në produktivitetin dhe aftësinë tuaj për të analizuar informacionin. Nga opsionet bazë te mjetet e përparuara me formula dinamike, ekziston një zgjidhje për çdo skenar.
