Nëse punoni me Excel si ekip, ndarja dhe redaktimi në të njëjtën kohë është bërë po aq e zakonshme sa frymëmarrja. Megjithatë, është e rëndësishme të bëhet dallimi midis bashkë-autorizimit modern dhe metodës klasike të "librit të punës së përbashkët", sepse Çdo qasje ka kufizime, kërkesa dhe mënyra të ndryshme të hapjes dhe ruajtjes. që mund të bëjë një ndryshim në jetën tuaj të përditshme.
Në këtë udhëzues unë shpjegoj, në detaje dhe pa u zgjatur, si të hapni nga një email ose nga desktopi, si të bashkëredaktoni në kohë reale, si të aktivizoni gjurmimin e ndryshimeve, si të zgjidhni konfliktet dhe Çfarë veçorish humbisni nëse përdorni sistemin e vjetër të librave të përbashkët?Plus, do të mësoni se si ta ndaloni ndarjen kur është e nevojshme dhe këshilla praktike për ta hapur gjithmonë atë në aplikacionin Excel në vend të shfletuesit.
Hapni dhe modifikoni një libër pune të përbashkët nga një email ose lidhje
Kur dikush ndan një skedar Excel me ju, marrësit marrin një email me një lidhje; kur shtypet, hapet një shfletues që shfaq skedarin në Excel për uebNga aty mund të zgjidhni se si të vazhdoni: në vetë shfletuesin me Modifiko Librin > Modifiko në Shfletues, ose Hap aplikacionin për desktop me Modifiko Librin e Punës > Modifiko në Excel.
Kur punoni së bashku, do të shihni përzgjedhjet e njëri-tjetrit në ngjyra të ndryshme nëse përdorni versione të pajtueshme dhe keni Ruajtja automatike u aktivizua (për Excel për Microsoft 365). Është normale që përzgjedhjet ndonjëherë të duhen disa sekonda për t'u shfaqur; nëse ato ende nuk shfaqen, kontrolloni që të gjitha të jenë në një version modern të bashkëautorizuar dhe jo në versione më të vjetra që Ato nuk mbështesin redaktimin e plotë të njëkohshëm.
Nëse shokët e ekipit tuaj përdorin versione të pambështetura (për shembull, disa versione më të vjetra ose variante të caktuara për celularë), mund të mos i shihni përzgjedhjet e tyre me ngjyra, por Ndryshimet tuaja do të pasqyrohen pothuajse menjëherë.Kjo sjellje është normale dhe është pjesë e operacionit të përzier midis klientëve modernë dhe atyre më të kufizuar.
Bashkëautorim në kohë reale: kërkesat dhe sjellja
Bashkë-autorizimi modern bën mrekulli kur skedari është në OneDrive ose SharePoint dhe ju të gjithë përdorni Excel modern. Në këtë skenar, zbatohen këto parime: Ruajtje në cloud, redaktim paralel dhe përditësime pothuajse të menjëhershme për të gjithë ekipin.
Për ta përfituar sa më shumë nga kjo, duhet të: 1) e hapni nga lidhja dhe të zgjidhni Redakto në Excel nëse preferoni aplikacionin, 2) të siguroheni që Excel për Microsoft 365 juaj ka Ruajtja automatike AKTIV për të parë përzgjedhjet me ngjyra, dhe 3) konfirmoni që askush nuk e hap skedarin në një modalitet që bllokon bashkëautorizimin (p.sh., botime shumë të vjetra ose ato me bllokim ekskluziv).
Në pajisjet mobile, Excel për Android, iOS dhe Excel Mobile mbështesin gjithashtu bashkëautorizimin. Nëse dikush redakton nga një version që nuk shfaq përzgjedhje me ngjyra, ju do t'i shihni ndryshimet pothuajse menjëherë, pasi sinkronizimi i përmbajtjes mbetet i rrjedhshëm edhe nëse ndërfaqja nuk shfaq të gjithë treguesit vizualë.
Metoda klasike (e vjetër) e "Librit të Përbashkët": çfarë është dhe pse duhet ta shmangni atë
"Librat e punës të përbashkët" klasikë të Excel-it janë një sistem i vjetër. Ato ekzistojnë ende për pajtueshmëri, por kanë shumë kufizime. Microsoft i konsideron ato një metodë e vjetëruar e ndarjes dhe, për këtë arsye, shumë funksione nuk janë më të disponueshme ndërsa libri i punës ndahet me këtë sistem.
Para se të aktivizoni librin klasik të punës së përbashkët, jini shumë të qartë se ka elementë dhe veprime që nuk mbështeten. Nëse e nisni dhe më vonë keni nevojë për këto veçori, do t'ju duhet ndalo ndarjen e librit të punës në mënyrë që të mund ta modifikosh atëMë poshtë është një përmbledhje e plotë e asaj që mungon në këtë modalitet.
Elemente të pambështetura në librin klasik të punës të përbashkët
- Krijo ose fut tabela
- Shtoni ose ndryshoni formatet e kushtëzuara
- Shtoni ose ndryshoni validimin e të dhënave
- Krijo ose ndrysho grafikë ose raportet e grafikëve pivot
- Vendosni ose ndryshoni imazhe ose objekte të tjera
- Vendosni ose ndryshoni hiperlidhjet
- Krijo, ndrysho ose shiko skenarë
- Vendos nëntotalet automatike
- Krijo tabela të dhënash
- Krijo ose ndrysho raportet e tabelës së pivotit
- Krijo ose zbato segmentimin e të dhënave
- Krijo ose modifiko shënjues
- Shtoni ose ndryshoni fletët në Microsoft Excel 4
- Shto komente në tema të ndryshme
Veprime të pambështetura në librin klasik të përbashkët të të dhënave
- Vendos ose fshi blloqe qelizash
- Fshi fletëllogaritëset
- Kombinoni qelizat ose ndani qelizat e bashkuara
- Rendit ose filtro sipas formatit
- Përdorni mjete vizatimi
- Caktoni, ndryshoni ose hiqni fjalëkalimet
- Mbrojtje ose heqje mbrojtjeje fletëllogaritëse ose libri i punës
- Gruponi ose skematizoni të dhënat
- Shkruaj, regjistro, ndrysho, shiko ose cakto makrot
- Ndrysho ose fshi formulat e vargjeve
- Shtoni, riemërtoni ose fshini përputhjet XML
- Cakto qelizat te elementët XML
- Duke përdorur panelin e Burimit XML, shiriti i detyrave XML ose komandat XML nga menyja Të dhëna
- Duke përdorur një formular të dhënash për të shtuar të dhëna të reja
- Modifiko ose fshi komentet e fijeve të ndryshme
Si të aktivizoni librin klasik të punës të përbashkët (nëse nuk keni mundësi tjetër)
Nëse organizata juaj e kërkon këtë për pajtueshmëri, mund të aktivizoni një libër pune klasik të përbashkët. Së pari, ruani skedarin në një vendndodhje të arritshme për të gjithë, si p.sh. një disk ose dosje rrjeti të përbashkët (jo një server web). Pastaj, shkoni te skeda Rishiko, zgjidhni Ndaj Librin e Punës dhe më pas shkoni te skeda Redaktim.
Kontrolloni kutinë Lejo modifikimin nga shumë përdorues në të njëjtën kohë dhe konfirmoni me OK. Excel do t'ju kërkojë të ruani; pranojeni. Pasi ta aktivizoni, do të shihni që shfaqet titulli i skedarit në shiritin e titullitKy tregues konfirmon që jeni në modalitetin klasik me kufizimet e tij.
Është shumë e rëndësishme që skedari të mbahet në një vend të përbashkët (për shembull, një disk i përbashkët që të gjithë mund ta shohinPërndryshe, të tjerët nuk do të jenë në gjendje ta hapin ose të marrin pjesë, dhe qëllimi i librit të punës së përbashkët do të dështojë.
Menaxhimi i një Libri Pune të Përbashkët Klasik: Historia dhe Kontrolli i Ndryshimeve
Excel regjistron ndryshimet në një libër pune klasik të përbashkët sa herë që ruhet, duke përfshirë kush bëri çfarë, kur dhe cilat të dhëna u prekënMund ta përdorni këtë historik për të audituar se çfarë ka ndodhur dhe për të pranuar ose refuzuar vlerësimet nga përdoruesit e tjerë.
Për të parë dhe filtruar ndryshimet, përdorni butonin Ndrysho kontrollin Në skedën Rishiko, zgjidhni Thekso ndryshimet. Nëse kutia e kontrollit "Gjurmo ndryshimet gjatë redaktimit" nuk është zgjedhur, Excel nuk do të ketë grumbulluar asnjë historik dhe nuk do të keni asgjë për të rishikuar.
Kur hapni "Ndryshimet e Theksimit", mund të vendosni se çfarë të shihni: 1) duke kur (të gjitha ndryshimet ose nga një datë specifike), 2) nga Quien (një përdorues specifik) dhe 3) nga ku (një gamë qelizash). Gjithashtu zgjidhni si t'i shfaqni ato: të theksuara direkt në fletë ose të listuara në Fletë historiku.
Historia ruhet për një interval ditësh të konfigurueshëm. Si parazgjedhje, Excel e ruan historikun për Ditë 30 në mënyrë që madhësia e skedarit të mos rritet ndjeshëm. Nëse ju nevojitet më shumë (ose më pak) hapësirë, shkoni te Ndani një Libër Pune > skeda Të Avancuara dhe ndryshoni opsionin "Mbaj historikun e ndryshimeve për" në numrin e ditëve që dëshironi.
Vini re se Excel fshin përgjithmonë çdo gjë më të vjetër se ai prag, kështu që zgjidhni një numër mjaftueshëm të madh nëse keni nevojë për gjurmueshmëri afatgjatë. Gjithashtu, mbani mend se duke aktivizuar kontrollin e ndryshimeve, ju gjithashtu po e ndani librin me metodën klasike nëse nuk ishte tashmë.
Shih kush është në: përdoruesit e lidhur me librin e përbashkët
Në një libër pune klasik të përbashkët, mund të shihni në kohë reale se kush e ka hapur atë. Nën Rishikimi > Ndani librin > Skedën Redakto, shfaqet lista "Përdoruesit e mëposhtëm e kanë hapur këtë libër pune" përdoruesit e lidhur aktualishtKjo ju ndihmon të koordinoheni, veçanërisht kur zgjidhni konflikte ose përgatiteni për t'i dhënë fund përdorimit të përbashkët.
Si të ndalosh së ndari një libër klasik
Para se të ndaloni ndarjen, njoftoni ekipin tuaj në mënyrë që ata të munden ruaj dhe mbyll skedarinNëse nuk e bëni këtë, mund të humbisni punë të paruajtura kur të dilni nga modaliteti i ndarë.
Pastaj shkoni te Rishikimi > Ndani Librin e Punës > Skeda Redaktimi dhe sigurohuni që vetëm ti shfaqesh në listëKur gjithçka të jetë e saktë, hiqni shenjën nga kutia "Lejo përdorues të shumtë të modifikojnë njëkohësisht" dhe konfirmoni me OK. Nëse Excel pyet nëse kjo do të ndikojë tek përdoruesit e tjerë, konfirmoni për të vazhduar.
Nëse kutia duket e çaktivizuar, mund të keni fletën ose librin e mbrojtur; hiqeni përkohësisht mbrojtjen në mënyrë që të mund të hiqni shenjën dhe ta përfundoni procesin. Pasi të përfundojë, libri i punës do të kthehet në modalitetin e tij normal dhe nuk do të ndahet më.
E rëndësishme: Kur një libër pune nuk ndahet më, Excel fshin historikun e ndryshimeve. Nëse duhet ta ruani këtë informacion, printoni Fletë historiku ose kopjojeni atë fillimisht në një libër tjetër pune. Excel gjithashtu ruan një "pamje përdoruesi" për secilin person (fletë e dukshme, zmadhim, filtra, cilësime printimi, etj.); si parazgjedhje, të gjithë e mbajnë pikëpamjen e tyre të personalizuar kur rihapni skedarin.
Hap nga desktopi në Excel (jo në shfletues)
Situatë tipike: Shefi juaj ndan një spreadsheet Excel, ju merrni një lidhje, i gjithë ekipi e modifikon atë në të njëjtën kohë dhe ju doni ta hapni atë me një klikim të dyfishtë nga desktopi në aplikacionin Excel, jo në shfletues. Nëse e ruani si skedar lokal, ju mbetet një kopje jashtë linje që pjesa tjetër nuk mund të modifikohetZgjidhje? Krijo një shkurtore që hap versionin online direkt në aplikacion.
- Opsioni 1 (i shpejtë): Krijo një skedar shkurtoreje që përdor skemën e Office për të detyruar aplikacionin e desktopit. Kopjo lidhjen e përbashkët të Excel dhe krijo një URL duke përdorur formatin ms-excel:ofe|u|LINKUAJ_LIDHJAPastaj, krijoni një skedar .url në desktopin tuaj me atë destinacion. Duke klikuar dy herë mbi të, Excel (aplikacioni) do të hapet me librin e punës online, duke ruajtur bashkëautorësinë dhe Autosave-in.
- Opsioni 2 (shumë i përshtatshëm): Nëse punoni me OneDrive ose SharePoint, sinkronizoni bibliotekën në kompjuterin tuaj me klientin OneDrive. Në këtë mënyrë, në File Explorer do të shihni një dosje që tregon drejt cloud-it; kur hapni Excel nga atje, do të punoni në origjinal, me bashkëautorizim dhe asnjë kopje lokale e shkëputurËshtë sikur ta kesh skedarin në desktopin tënd, por në të vërtetë është në cloud.
- Opsioni 3 (nga vetë Excel): hapni lidhjen nga emaili, zgjidhni Redaktoni në Excel Dhe sapo të hyni në aplikacion, ngjiteni në listën tuaj të aplikacioneve të fundit ose shtojeni te të preferuarat e Excel. Herën tjetër, do ta hapni me dy klikime pa kaluar nëpër shfletues, duke ruajtur të gjitha përfitimet e bashkë-autorizimit.
Me njërën prej këtyre opsioneve ju shmangni krijimin e kopjeve lokale jetime dhe siguroni që Ju të gjithë vazhdoni të punoni në të njëjtin skedar, me redaktim të njëkohshëm dhe pa ngatërresa.
Zotërimi i këtyre opsioneve - bashkë-autorizimi modern, hapja nga lidhjet, shkurtesat e desktopit, historiku dhe zgjidhja e konflikteve - ju jep kontroll të plotë mbi mënyrën se si punoni me Excel si ekip. Duke kuptuar kufizimet e metodës klasike dhe avantazhet e qasjes moderne, Gjithmonë mund të zgjidhni rrugën më efikase dhe të sigurt për projektin dhe organizatën tuaj.
