Puna me fletëllogaritëse mund të jetë një përvojë kaotike nëse të dhënat e futura nuk ndjekin një rend logjik ose nuk i nënshtrohen validimit të duhur. Excel na ofron një mjet shumë të fuqishëm për të ruajtur rendin dhe saktësinë. Në këtë postim, do të shqyrtojmë Si të validoni të dhënat hyrëse në Excel dhe kështu të kontrollojnë saktësisht se çfarë lloj informacioni mund të futet në secilën qelizë, me një larmi të gjerë kriteresh dhe kushtesh.
Validimi i të dhënave përfshin shumë aspekte: nga kufizimi i vlerave numerike te lidhja e qelizave për të kushtëzuar përmbajtjen e tyre, te mesazhet dhe formulat e personalizuara, do të mësoni gjithçka që ju nevojitet për të zotëruar këtë mjet thelbësor.
Për çfarë përdoret validimi i të dhënave në Excel?
Validoni biletat në Lë pas Kjo i lejon vendosni rregulla mbi llojin e vlerave që mund të futen në një qelizëKjo siguron qëndrueshmërinë e të dhënave, parandalon gabimet që nga momenti i futjes dhe përmirëson integritetin e çdo raporti, liste ose baze të dhënash.
Disa situata ku ky mjet është veçanërisht i dobishëm janë:
- Vlerat kufizuese në një listë të paracaktuarPër shembull, zgjedhja e një departamenti midis Kontabilitetit, Burimeve Njerëzore ose Logjistikës.
- Cakto diapazonet e vlefshme për numra, data ose kohë. Kjo parandalon shuma joreale ose gabime shtypi.
- Kontrolloni gjatësinë e tekstit në mënyrë që një përshkrim të mos kalojë një numër të caktuar karakteresh.
- Hyrjet e kushteve bazuar në qeliza të tjera, si një vlerë maksimale që varet nga buxheti i përcaktuar në një qelizë tjetër.
Llojet e Validimit: Si të Kufizoni të Dhënat sipas Llojit të të Dhënave
Excel lejon kritere të ndryshme për zbatimin e kufizimeve. Këto janë kriteret më të përdorura:
Validimi i numrave të plotë
Për të kontrolluar që të futen vetëm numra të plotë brenda një diapazoni të përcaktuar:
- Zgjidhni qelizën ose qelizat.
- Shko tek Të dhëna → Validimi i të dhënave.
- En lejojzgjedh Numri i plotë.
- Përcakton nëse duhet të jetë ndërmjet, më i vogël se, me i madh se, Etj
- Futni kufijtë. Mund të përdorni edhe një formulë. Për shembull, nëse minimumi duhet të jetë dyfishi i numrit të fëmijëve në qelizën F1, përdorni: =2*F1
Validimi i numrave dhjetorë
E njëjta procedurë si me numrat e plotë, por në lejoj zgjedh DecimalIdeale për përqindje, paga, komisione:
Shembull: Për të kufizuar komisionet në një maksimum prej 6% të pagës së shitësit të vendosur në E1, vendosni maksimal si =E1*6%
Validimi i datës
Ju lejon të kufizoni hyrjen në data ose intervale kohore specifike:
- Zgjidhni qelizën.
- En lejojzgjedh data.
- En Të dhëna, zgjidhni kriterin (midis, më i madh se, më i vogël se…)
- Specifikoni datat. Mund të përdorni edhe formula si =SOT() o =SOT()+3.
Kjo është shumë e dobishme për kërkesat për pushime, datat e dorëzimit, afatet, etj.
Validimi i orëve
Ngjashëm me datat, ju lejon të kufizoni vlerat e kohës në formatin hh:mm:
Shembull: Për të lejuar takime vetëm midis orës 8:00 dhe 17:00, mund ta lidhni atë me dy qeliza (E2 dhe F2) dhe të përdorni =E2 y =F2 si kufij validimi.
Validimi sipas gjatësisë së tekstit
Kur keni nevojë që një fushë të mos kalojë një numër të caktuar karakteresh:
- zgjedh Lejo → Gjatësia e Tekstit.
- En Të dhëna Zgjidhni më pak ose e barabartë me.
- Jepni numrin maksimal të lejuar. Shembull: 25.
Validimi i kushtëzuar nga qelizat e tjera
Një nga veçoritë më të fuqishme të Excel është se mund të përdorni formula që varen nga qeliza të tjera. Kjo lejon validim dinamik bazuar në vlera të tjera.
Për shembull, lejoni të dhëna në një qelizë vetëm nëse nuk e tejkalojnë buxhetin e listuar në E1. Konfiguroni:
- Lejo: Numri i plotë
- faktet: më pak ose e barabartë me
- Maksimumi: =E1
Funksione të dobishme për të validuar automatikisht të dhënat
Nëse dëshironi të plotësoni automatikisht një vlerë tjetër kur zgjidhni një vlerë pa programim, mund të përdorni këto funksione:
Funksioni MATCH
Kthen pozicionin relativ të një vlere brenda një diapazoni:
=MATCH(vlera_e_kërkimit, diapazoni_i_qelizave, 0)
Argumenti i tretë duhet të jetë 0 nëse dëshirohet një përputhje e saktë.
Funksioni INDEX
Kthen vlerën në kryqëzimin e një rreshti dhe kolone brenda një matrice:
=INDEX(matricë, rresht, kolonë)
Nëse keni një listë tubash me diametër nominal dhe diametër të brendshëm, mund të përdorni të dy funksionet në mënyrë që kur të zgjidhni një vlerë, vlera përkatëse e saj të kthehet automatikisht.
Të dhëna të personalizuara dhe mesazhe gabimi
Excel ju lejon të shfaqni mesazhe informuese kur një përdorues zgjedh një qelizë:
- Mesazhi hyrës: Shfaqet kur zgjidhet qeliza, e dobishme për dhënien e udhëzimeve.
- Mesazh gabimi: Shfaqet kur futet një vlerë e pavlefshme. Mund të zgjidhni nga:
- Paraburgimi: parandalon futjen e të dhënave të pasakta.
- paralajmërim: lejon që ato të futen pas një paralajmërimi.
- Informacione: raporton gabimin, por ju lejon të vazhdoni.
Këshilla praktike për të punuar me validime
- Gjerësia e listës zbritëse varet nga gjerësia e qelizës. Rregulloni nëse opsionet janë të prera.
- Ju lutemi konfiguroni më parë validimet përpara se të kontrolloni skedarin.
- Nëse e ndani skedarin, bëjeni këtë pasi t'i keni përcaktuar mirë validimet.
- Nëse aplikoni validimin në qelizat me të dhëna, Excel nuk do t'i sinjalizojë automatikisht gabimet. Përdorni "Rretho" për t'i gjetur ato.
- Për të hequr lehtësisht një validim, shkoni te Të dhëna → Validimi → Fshi të gjitha.
- Përdorim Kërko dhe Zgjidh → Validimi i të Dhënave për të gjetur të gjitha qelizat me rregulla të zbatuara.
- Nëse krijoni një listë zbritëse të avancuar, mund të përcaktoni emra për diapazonet dhe të fshihni fletën që përmban opsionet.
- Nëse një qelizë ka të njëjtat cilësime validimi si të tjerat, mund të aplikoni ndryshime globale në të gjitha ato.
- Nëse validimi nuk funksionon, kontrolloni që nuk po shkruani në të njëjtën kohë ose që nuk ka gabime në formula.
Zotërimi i validimit të të dhënave në Excel jo vetëm që sjell rregull dhe saktësi në fletëllogaritjet tuaja, por gjithashtu përmirëson përvojën e përdoruesve të tjerë që bashkëveprojnë me librat tuaj të punës. Qoftë për të kufizuar gabimet, për të automatizuar proceset apo për të vendosur kontrolle inteligjente, kjo veçori është thelbësore kur kuptohet mirë dhe zbatohet me kujdes.